(Założenia i przesłanki integracji)
SAP CPQ
SAP Sales Cloud (dawniej Cloud for Customer – w skrócie C4C) w ramach swoich funkcjonalności posiada narzędzie do tworzenia ofert dla klientów. Standardowa Integracja z ERP (SAP ECC czy SAP S/4 Hana) pozwala na przygotowanie ofert i ich wycenę z ERP (cena podstawowa, rabaty, obniżki, dopłaty za fracht, itp.), informację o dostępności czy limicie kredytowym klienta. Brak jednak konfiguracji produktów w interakcyjnym wymiarze.
Co w sytuacji, gdy z uwagi na nasze portfolio potrzebujemy pracować z różnymi konfiguracjami produktów i – zależnie od nich, dokonywać wycen? Z oczywistych względów niezalecana jest praca w Excelu. Znacznie lepszym posunięciem jest wykorzystanie CPQ.
Odpowiedzią na to jest SAP Configure Price Quote (w skrócie CPQ, https://www.sap.com/products/cpq.html), zapewniający usprawnianie pracy osobom, które przygotowują i zarządzają ofertami sprzedaży w SAP Sales Cloud. Integracja pomiędzy tymi dwoma systemami opiera się wyłącznie na jednej wspólnej ofercie w SAP CPQ i SAP Sales Cloud – oferta sprzedaży SAP Sales Cloud jest bowiem tworzona w tle. Przy pierwszym przejściu do SAP CPQ, oferty utworzonej w SAP Sales Cloud nie można ponownie edytować w SAP Sales Cloud. Rozpoczęcie jej edycji, otwiera bowiem ofertę w CPQ.
Zasadnicza różnica dla użytkownika jest taka, że cały proces po stronie SAP Sales Cloud zaczyna się od wprowadzenia oferty sprzedaży, następnie jest ona przekazywana do CPQ. Po stronie SAP Sales Cloud oferta jest dostępna jedynie w trybie do odczytu.
Konfigurator produktu po stronie CPQ możemy skonfigurować tak, by ułatwić procedurę dodawania i konfigurowania złożonych produktów, np. oferta na serwer (konfiguracja sprzętowa, urządzenia zewnętrzne, dodatkowa gwarancja). Istnieje też wiele narzędzi ułatwiających obliczanie cen i rabatów, czy nawet generowania nazwy pozycji w ofercie.
Wymagania do integracji
- Tenant SAP Sales Cloud (C4C) oraz SAP CPQ
- SAP CPQ oraz SAP Sales Cloud (C4C) muszą być ze sobą zsynchronizowane w zakresie produktów (materiałów), rynków oraz cenników poprzez integrację z SAP ECC albo SAP S/4 HANA
- Skonfigurowany SAML 2.0 single sign-on
- Zgodność użytkownika integracyjnego pomiędzy systemami
Proces tworzenia oferty sprzedaży w SAP Sales Cloud, a następnie zlecenia w ERP za pomocą CPQ wygląda następująco:
Powyższy diagram przedstawia proces, gdzie przedstawiciel handlowy tworzy ofertę w systemie SAP Sales Cloud. Opcjonalnie dodaje do niej elementy takie, jak produkty. Następnie, otwierając mashup (link prowadzący do SAP CPQ) rozpoczyna proces przeniesienia dokumentu do systemu SAP CPQ. W tym samym momencie, dokument oferty po stronie SAP Sales Cloud staje się dokumentem tylko do odczytu. Jest on na bieżąco aktualizowany z CPQ.
PH loguje się do CPQ, gdzie ma już utworzony dokument oferty. Dodając do niego produkty (korzystając z konfiguratora produktów), system determinuje ceny produktów, podatki, koszty dostaw, itp, na podstawie danych z tabel cennikowych pobranych z ERP. PH może dodać różnego rodzaju zniżki (system sprawdza, czy zniżki są dozwolone, czy też nie). Tak powstaje gotowa oferta z produktami, która w formie mailowej jest wysyłana do klienta w celu akceptacji (CPQ tworzy i załącza PDF lub dokument MS Word).
Po zaakceptowaniu przez klienta i wygenerowaniu propozycji, odpowiednim statusem po stronie CPQ „składamy zamówienie”. Następuje przekazanie oferty do systemu ERP, gdzie generowane jest zlecenie sprzedaży. Zwrotnie ustawiamy status oferty w CPQ oraz w SAP Sales Cloud. Poniższy diagram, w sposób bardziej szczegółowy, prezentuje sam proces składania zamówienia w CPQ.
Mając potwierdzoną ofertę, PH klika „Złóż zamówienie w ERP”. W CPQ następuje zmiana statusu dokumentu na „Oczekuje na potwierdzenie zamówienia” (status replikuje się także do SAP Sales Cloud). Kolejnie dokument jest replikowany do ERP, gdzie rozpoczyna się proces tworzenia zamówienia sprzedaży. Oczywiście, pomijamy tutaj cały proces po stronie ERP, który jest rozpoczynany dla naszego zlecenia sprzedaży (składanie zamówienia, pakowanie, wysyłka z magazynu, dostawa, itp.).
Po pomyślnym utworzeniu dokumentu, wysyłany jest komunikat zwrotny do CPQ, zawierający status zwrotny „Zamówienie złożone” oraz ID dokumentu sprzedaży. Ostatecznie, CPQ aktualizuje ofertę po stronie SAP Sales Cloud, przekazując status oraz ID dokumentu sprzedaży.
