Prowadzenie sklepu detalicznego wiąże się z coraz większymi wymaganiami administracyjnymi, zarządczymi i marketingowymi. Wydarzenia z początku bieżącego roku pokazały nam, jak istotną rolę pełnią narzędzia informatyczne usprawniające procesy sprzedaży poprzez ich automatyzację, a także umożliwiające jak najmniejszą interakcję z otoczeniem. Jednym z takich narzędzi może być system POS – Point of Sale. Dawniej jego funkcję pełniła kasa fiskalna, która staje się coraz rzadszym elementem konkurencyjnych przedsiębiorstw, ustępując pola nowoczesnym systemom.
Początki i rozwój systemów POS
Początki systemów POS sięgają wczesnych lat 70, kiedy to firma IB wypuściła systemy IBM 3650 i 3660, będące komputerem typu mainframe, który używany jako kontroler mógł obsługiwać do 128 kas IBM 3653/3663 w punkcie sprzedaży. W roku 1974 William Brobeck zbudował dla sieci restauracji McDonald pierwszy system oparty o mikroprocesor Intel 8008. Każda z restauracji posiadała własne urządzenie pozwalające na wyświetlanie całego zamówienia danego klienta. Urządzenie posiadało fizyczny przycisk odpowiadający każdej pozycji z menu, dzięki czemu obsługa klientów stała się szybsza i bardziej wydajna, co z kolei przełożyło się na ogromnie zwiększenie obrotów.
Do 1976 sieć sprzedała 20 miliardów burgerów, a całkowita sprzedaż przekroczyła 3 miliardy dolarów, przyczyniając się tym samym do ogromnego rozwoju elektronicznych systemów sprzedaży. W kolejnych latach rozwoju systemów POS powstała szeroka gama rozwiązań oparta zarówno o platformy Windows, jak i Unix. Większa dostępność mocy obliczeniowej, lokalnego przechowywania danych, a także rozwój Internetu umożliwiły tworzenie coraz bardziej dopracowanych i wysoce zaawansowanych systemów POS.
Nowoczesne systemy muszą cechować się stabilnością działania i wysoką wydajnością. Niestety, niezawodność systemów nie zawsze całkowicie zależy od programisty. Różnorodność dostępnych technologii sprawiła, że coraz częstszym wyzwaniem są kwestie zgodności systemu POS z już istniejącą architekturą systemów IT w firmie. Dlatego bardzo istotną kwestią jest odpowiednie dobranie systemu, nie tylko pod kątem jego funkcjonalności, ale także kompatybilności i elastyczności.
Dla kogo POS?
Współczesne systemy ograniczają się nie tylko do obsługi handlu detalicznego, hurtowego, czy branży hotelarskiej i gastronomicznej. Coraz częściej systemy te wykorzystywane są w firmach leasingowych, biurach nieruchomości, warsztatach, punktach sprzedaży biletów, czy nawet w zarządzaniu opieką zdrowotną.
System POS może być wykorzystywany w różnorodny sposób przez różnych użytkowników, w zależności od procesów biznesowych przedsiębiorstwa. Coraz częściej gotowy system jest nieodpowiedni dla klientów, wymagane są jego dostosowania, a nawet spotyka się rozwiązania szyte na miarę. Finalnie POS może być bardzo złożonym systemem, rozciągającym się na zdalną sieć i niezależne punkty sprzedaży, połączone z centralą z możliwością obustronnej komunikacji i synchronizacji danych.
Korzyści płynące z posiadania systemu POS
Zalet wynikających z wykorzystania nowoczesnych systemów sprzedaży jest mnóstwo, a ogranicza je tylko wyobraźnia klienta i budżet. Jednak do najważniejszych korzyści zaliczyć można następujące punkty:
- optymalizacja pracy – jest to niewątpliwie największa zaleta systemu pozwalająca zaoszczędzić mnóstwo czasu i pieniędzy, zwiększając tym samym dostępność zasobów i ograniczając ilość generowanej makulatury oraz czasu spędzonego nad sporządzaniem raportów,
- jakość i szybkość obsługi – automatyzacja większości procesów sprawia, że ich jakość staje się lepsza i bardziej niezawodna, a wspomaganie użytkowników w codziennych procesach i odciążanie ich pozwala eliminować błędy i pomyłki,
- dokładność zamówień – odpowiednio dobrany i zaprojektowany system charakteryzuje się bezbłędnością w działaniach, a ewentualne pomyłki użytkownika pozwala poprawić, bądź skorygować w prosty i intuicyjny sposób zapewniając tym samym zadowolenie końcowych klientów.
Jaki POS dla SAP ERP?
Wybierając system POS dla SAP ERP powinniśmy kierować się przede wszystkim łatwością konfiguracji i jego elastycznością. Bardzo często procesy biznesowe w SAP są dostosowane pod potrzeby klienta – zarówno pod kątem konfiguracyjnym jak i programistycznym. W tym przypadku system POS powinien pozwolić na dostosowane do tych procesów. Niezwykle istotną częścią jest również możliwość integracji obu systemów – jeśli POS jest rozwiązaniem nie działającym natywnie w środowisku SAP. Większość istniejących obecnie systemów na rynku to osobne instancje systemowe. Integracja to zatem bardzo ważny element, gdyż POS jest wówczas rozwiązaniem pracującym „obok” ERP. Należy pamiętać że docelowo system stanowić będzie swojego rodzaju dodatek do naszego głównego systemu jakim jest SAP. Ostatecznie dążymy do efektu, żeby wszystkie operacje były odzwierciedlone w głównym systemie. Należy tutaj dokonać analizy z jakich technologii korzysta POS oraz czy jesteśmy w stanie te technologie obsłużyć po stronie SAP. Znacznym ułatwieniem może okazać się tutaj posiadanie szyny integracyjnej np. SAP PI.
Kolejnym ważnym aspektem jest przejrzystość i łatwa obsługa systemu sprzedażowego. Utworzenie zamówienia to często wieloetapowy proces. Dlatego też, aby użytkownicy pracujący w punktach sprzedażowych odczuli realne korzyści z wykorzystania POS, jego obsługa powinna być prosta, intuicyjna i ograniczająca się jedynie do kluczowych elementów zamówienia.
W dalszych etapach rozważań należy wziąć pod uwagę wsparcie techniczne oferowane przez dostawcę, gwarancję dalszego rozwoju produktu, a także jego niezawodność.
Podsumowanie
Globalizacja rynku i nieustannie rosnąca konkurencja wymuszają na firmach ciągłe usprawnianie ich procesów biznesowych, zwiększanie sprzedaży, poprawę jej jakości, usprawnianie procesu obsługi klienta i eliminację potencjalnych błędów, co finalnie ma pozwolić na utrzymywanie satysfakcji docelowych odbiorców towarów bądź usług.
Nowoczesny system POS jest jednym z kluczowych elementów większej układanki nie tylko w branży sprzedaży detalicznej, czy hurtowej, ale również gastronomicznej i hotelowej. Coraz częściej w branżach, w których do niedawna tego typu systemy wydawały się abstrakcją.
Wybierając oprogramowanie powinniśmy przeanalizować istniejące rozwiązania w przedsiębiorstwie, ich złożoność, otwartość i możliwość integracji. W dalszej kolejności należy dokonać analizy wymagań funkcjonalnych i wybrać system, który je spełnia lub pozwala w relatywnie łatwy sposób je zaimplementować i wdrożyć.
Rozsądne i rzetelne podejście przy wdrożeniu systemu POS w naszej organizacji zagwarantuje satysfakcję nie tylko pracowników, ale w szczególności klientów, zachęcając ich tym samym do dalszej współpracy. Jednocześnie otrzymamy narzędzie, dzięki któremu możemy nieustannie analizować i usprawniać nasze działania.
