SAP Cloud for Customer – odświeżenie danych tenanta

20.12.2021

SAP Cloud for Customer – odświeżenie danych tenanta

SAP Cloud for Customer (Sales Cloud) to system klasy CRM dostępny w chmurze publicznej i prywatnej.

Rozwiązanie SAP Cloud for Customer pomaga efektywnie zarządzać codziennymi interakcjami w zakresie sprzedaży i usług, wysyłając i odbierając sygnały między rozwiązaniami front-office i back-office oraz zapewniając pojedynczy widok klienta

https://help.sap.com/viewer/product/SAP_CLOUD_FOR_CUSTOMER/CLOUD/en-US?task=discover_task
Strona logowania C4C

Standardowy landscape systemu opiera się na dwupoziomowej strukturze:

Wszelkie zmiany w działaniu i wyglądzie systemu wprowadzamy na systemie testowym. Kiedy zmiany zostaną zaakceptowane przez biznes można przetransportować zmiany na produkcję. Jednak wraz z czasem działania systemów dane (master data np. klienci, kontakty, produkty, dokumenty sprzedaży, itp.) się różnią na obu systemach. Na systemie testowym mamy również zmiany, które pozostają nadal w fazie testowej lub nigdy nie trafią na produkcję. Następuje powolny “rozjazd” systemów i utrzymywanie tego stanu rzeczy jest coraz trudniejsze. Na przykład nowy proces obsługi zgłoszeń serwisowych na produkcji wygenerował nam prawdziwe dokumenty, natomiast na systemie testowym mamy dane testowe, testową nieużytą część konfiguracji, itp.

Dlatego co jakiś czas warto pomyśleć o odświeżeniu systemu testowego. Oczywiście odświeżyć możemy również system produkcyjny, ale skupmy się na scenariuszu:

Odświeżenie systemu testowego z pełną kopią ustawień oraz danych podstawowych i transakcyjnych systemu produkcyjnego.

Oczywiście pomocna tutaj może być oficjalna Nota SAP KnowledgeBase 2751824 i warto się z nim zapoznać. Co warto również ustalić zanim zaczniemy?

Utworzyć zespół odtworzeniowy składający się z osób od właściciela systemu (klienta), firma wspierająca szynę integracyjną (SAP PO, SAP CPI, inne), ewentualne firmy trzecie wspierające inne zintegrowane systemy oraz my, czyli firma konsultingowa administrująca systemem –> ustalamy zakres odtworzenia, systemy biorące udział w odtworzeniu, na przykład odświeżenie testowego systemu SAP S/4 HANA quality, systemu testowego SAP Commerce, itd., ramy czasowe poszczególnych działań –> rozpisać zadania, kroki, zaplanować wspólne spotkania, itp.

Najważniejsze to zgrać wszystkie osoby w czasie, kroki, zaplanować działania i … nie śpieszyć się. Pośpiech jest złym doradcą.

Procedura odtworzeniowa systemu testowego z kopią danych systemu produkcyjnego:

  1. Ustalamy datę i godzinę zamówienia systemu z kopii produkcji. Ta godzina musi być godziną zatrzymania szyny produkcyjnej oraz godziną zatrzymania wszystkich innych systemów produkcyjnych w celu wykonania ich kopii. Czas trwania przestoju systemu produkcyjnego Sales Cloud to 4h, więc warto zaplanować to na weekend. Czas, jaki potrzebuje SAP na odtworzenie systemu testowego to około 12h (możliwe nawet i 24h). Oczywiście testowa szyna produkcyjna powinna zostać również zatrzymana w tym samym czasie na kilka dni zanim zaczniemy odtwarzanie systemów komunikacyjnych. Cel tego działania jest zapobiegnięcie by komunikaty z innych systemów nie zaginęły a my zachowamy spójność danych systemów.
  2. Zamawiamy dla odświeżanego systemu kopię bezpieczeństwa, najlepiej dzień wcześniej. Jest to tak zwany “punkt przywracania systemu”. Pozwoli nam to w razie problemów przywrócić system testowy sprzed naszych działań. Czas trwania wykonania kopii to 4h (system testowy będzie niedostępny w tym czasie). Taka kopia wykonana przez SAP ma okres ważności 2 tygodnie, chyba że mamy upgrade systemu (co kwartał), wtedy punkt przywracania jest kasowany.

3. Zamawiamy usługę odświeżenia systemu testowego. Pamiętajmy o prawidłowym wyborze scenariusza, systemu źródłowego oraz godziny startu. Zaleca się minimum 2 dni robocze wcześniej zamówić odświeżenie systemu by SAP OSS był wstanie się przygotować. Oczywiście w trakcie upgrade’u systemu (okres 2 tygodniowy) nie jest możliwe rozpoczęcie tego procesu. Dlatego pamiętajmy o harmonogramie aktualizacji C4C 🙂

4. Bardzo ważny krok – Zebranie pierwotnych danych (ustawień) systemu, który ma być odświeżony. Innymi słowy nasz system testowy po odświeżeniu będzie kopią niemal 1:1 systemu produkcyjnego. Dlatego musimy zebrać dane, które pomogą nam przywrócić działania systemu testowego sprzed odświeżenia. Co będzie nam potrzebne?

Lista systemów do odtworzenia
Powiadamianie o zdarzeniu
Adresy e-mail dla potrzeb zgłoszeń serwisowych

g) Ustawienia logowania SSO. Po odświeżeniu systemu trzeba ponownie ustawić logowanie SSO

Pobrać plik konfiguracyjny klienta metadada.xml z SAP Cloud Identity i po odświeżeniu wgrać go do Sales Cloud

Zapisujemy lokalnie pliki graficzne, które później wgramy ponownie do systemu

Z tego miejsca nie pobierzemy tylko wgrywamy certyfikat szyny

5. Ustawiamy powiadomienie na systemie produkcyjnym o przestoju produkcji (z wyprzedzeniem). Przed całym procesem powinniśmy powiadomić użytkowników systemu o przestoju produkcji. Dzięki temu po zalogowaniu użytkownik dostanie informację o niedostępności systemu.

Powiadomienie dla pracowników o przestoju

6. Po wykonaniu odświeżenia i oddania systemu przez SAP logujemy się  danymi z produkcji. Jak wspominałem wcześniej jest to niemal 1:1 system produkcyjny. Następnie dezaktywujemy użytkowników biznesowych poza osobami odtwarzającymi system. Nie chcemy by użytkownicy tworzyli nowe dokumenty przed oddaniem systemu.

Blokujemy pracowników, by nikt nie wprowadzał zmian

7. Najbardziej pracochłonny punkt –> Przywracamy ustawienia zebranych danych dla systemu testowego, które zebraliśmy w punkcie 4.

Pamiętajmy o zaadaptowaniu danych przejętych z Produkcji, by przemapować ID systemów z produkcyjnych na testowe. Bez tej czynności dane skopiowane z produkcji nie będą wychodziły do prawidłowych systemów.

Zaadaptuj treści integracji dla nowego tenanta
Nasz cel, przywrócić system jaki był wcześniej

8. Testowanie integracji, czy komunikaty wychodzą i przychodzą do Sales Cloud

Komunikujemy się z innymi zespołami czy komunikaty wychodzą i przychodzą.

Taki efekt mamy osiągnąć!

9. Przywracamy testowych użytkowników biznesowych.

Na systemie testowym czasami są niezbędni testowi użytkownicy, warto ich przywrócić, np. testowy handlowiec, kierownik, operator BOK, itp.

10. Przejście scenariuszy testowych dla poszczególnych procesów ze zintegrowanymi systemami.

Dla biznesu tworzymy scenariusze odbioru systemu z dokładną rozpiską kroków. Procesy mają być możliwe do wykonania tak samo jak na produkcji.

Kilka scenariuszy testowych

11. Odblokowanie użytkowników biznesowych i oddanie systemu do testów

Gdy wszystkie testy są wykonane poprawnie, oddajemy system użytkownikom

Odblokowujemy użytkowników

Powyższa procedura w sposób uproszczony pokazuje jakie zadania są wymagane w celu odświeżenia systemu testowego. Po tej procedurze system testowy i produkcyjny mają jednakowe ustawienia oraz dane (master data) są identyczne (z czasu dnia wykonania kopii).

Wskazówki dla procesu odświeżenia systemu, o czym warto pamiętać:

Share
Contact Person

Blog writer

Krzysztof Pieszak

Senior CX Consultant