SAP Cloud for Customer (Sales Cloud) to system klasy CRM dostępny w chmurze publicznej i prywatnej.
Rozwiązanie SAP Cloud for Customer pomaga efektywnie zarządzać codziennymi interakcjami w zakresie sprzedaży i usług, wysyłając i odbierając sygnały między rozwiązaniami front-office i back-office oraz zapewniając pojedynczy widok klienta
https://help.sap.com/viewer/product/SAP_CLOUD_FOR_CUSTOMER/CLOUD/en-US?task=discover_task
Standardowy landscape systemu opiera się na dwupoziomowej strukturze:
- System testowy
- System produkcyjny
Wszelkie zmiany w działaniu i wyglądzie systemu wprowadzamy na systemie testowym. Kiedy zmiany zostaną zaakceptowane przez biznes można przetransportować zmiany na produkcję. Jednak wraz z czasem działania systemów dane (master data np. klienci, kontakty, produkty, dokumenty sprzedaży, itp.) się różnią na obu systemach. Na systemie testowym mamy również zmiany, które pozostają nadal w fazie testowej lub nigdy nie trafią na produkcję. Następuje powolny “rozjazd” systemów i utrzymywanie tego stanu rzeczy jest coraz trudniejsze. Na przykład nowy proces obsługi zgłoszeń serwisowych na produkcji wygenerował nam prawdziwe dokumenty, natomiast na systemie testowym mamy dane testowe, testową nieużytą część konfiguracji, itp.
Dlatego co jakiś czas warto pomyśleć o odświeżeniu systemu testowego. Oczywiście odświeżyć możemy również system produkcyjny, ale skupmy się na scenariuszu:
Odświeżenie systemu testowego z pełną kopią ustawień oraz danych podstawowych i transakcyjnych systemu produkcyjnego.
Oczywiście pomocna tutaj może być oficjalna Nota SAP KnowledgeBase 2751824 i warto się z nim zapoznać. Co warto również ustalić zanim zaczniemy?
Utworzyć zespół odtworzeniowy składający się z osób od właściciela systemu (klienta), firma wspierająca szynę integracyjną (SAP PO, SAP CPI, inne), ewentualne firmy trzecie wspierające inne zintegrowane systemy oraz my, czyli firma konsultingowa administrująca systemem –> ustalamy zakres odtworzenia, systemy biorące udział w odtworzeniu, na przykład odświeżenie testowego systemu SAP S/4 HANA quality, systemu testowego SAP Commerce, itd., ramy czasowe poszczególnych działań –> rozpisać zadania, kroki, zaplanować wspólne spotkania, itp.
Najważniejsze to zgrać wszystkie osoby w czasie, kroki, zaplanować działania i … nie śpieszyć się. Pośpiech jest złym doradcą.
Procedura odtworzeniowa systemu testowego z kopią danych systemu produkcyjnego:
- Ustalamy datę i godzinę zamówienia systemu z kopii produkcji. Ta godzina musi być godziną zatrzymania szyny produkcyjnej oraz godziną zatrzymania wszystkich innych systemów produkcyjnych w celu wykonania ich kopii. Czas trwania przestoju systemu produkcyjnego Sales Cloud to 4h, więc warto zaplanować to na weekend. Czas, jaki potrzebuje SAP na odtworzenie systemu testowego to około 12h (możliwe nawet i 24h). Oczywiście testowa szyna produkcyjna powinna zostać również zatrzymana w tym samym czasie na kilka dni zanim zaczniemy odtwarzanie systemów komunikacyjnych. Cel tego działania jest zapobiegnięcie by komunikaty z innych systemów nie zaginęły a my zachowamy spójność danych systemów.
- Zamawiamy dla odświeżanego systemu kopię bezpieczeństwa, najlepiej dzień wcześniej. Jest to tak zwany “punkt przywracania systemu”. Pozwoli nam to w razie problemów przywrócić system testowy sprzed naszych działań. Czas trwania wykonania kopii to 4h (system testowy będzie niedostępny w tym czasie). Taka kopia wykonana przez SAP ma okres ważności 2 tygodnie, chyba że mamy upgrade systemu (co kwartał), wtedy punkt przywracania jest kasowany.
3. Zamawiamy usługę odświeżenia systemu testowego. Pamiętajmy o prawidłowym wyborze scenariusza, systemu źródłowego oraz godziny startu. Zaleca się minimum 2 dni robocze wcześniej zamówić odświeżenie systemu by SAP OSS był wstanie się przygotować. Oczywiście w trakcie upgrade’u systemu (okres 2 tygodniowy) nie jest możliwe rozpoczęcie tego procesu. Dlatego pamiętajmy o harmonogramie aktualizacji C4C 🙂
4. Bardzo ważny krok – Zebranie pierwotnych danych (ustawień) systemu, który ma być odświeżony. Innymi słowy nasz system testowy po odświeżeniu będzie kopią niemal 1:1 systemu produkcyjnego. Dlatego musimy zebrać dane, które pomogą nam przywrócić działania systemu testowego sprzed odświeżenia. Co będzie nam potrzebne?
- Systemy komunikacyjne (konfiguracja systemów komunikacyjnych, jakie scenariusze komunikacji są podpięte do tych systemów, hasła dla użytkowników wychodzących, przychodzących, ścieżki dostępowe → URL usługi dla połączeń wychodzących + numer portu, rodzaj mapowania listy kodów, użytkowników OData)
- Mashupy → zebranie listy niestandardowych mashupów jakie mamy dostępne na systemie testowym, URLe do usług (skopiować).
- Sprawdzić czy mamy jakieś unikalne role biznesowe, które mają pozostać (spisać ustawienia ról lub wcześniej przenieść je na system produkcyjny). Polecam przetransportowanie ich na system produkcyjny.
- Spisać konfigurację powiadamiania o zdarzeniu
- Spisać ustawienia adresów e-mail dla serwisu.
- Ustawienia dla SAP Commerce dla ASM (AssistedServiceMode)
g) Ustawienia logowania SSO. Po odświeżeniu systemu trzeba ponownie ustawić logowanie SSO
Pobrać plik konfiguracyjny klienta metadada.xml z SAP Cloud Identity i po odświeżeniu wgrać go do Sales Cloud
- Ustawienia integracji z MS Outlook. Jeśli korzystamy z integracji serwerowej MS Outlook dla Sales Cloud należy pamiętać, że dane zostaną skasowane! Warto zebrać dane organizacji i profili integracyjnych
- Zebrać loga systemu dla brandingu oraz głównej grafiki tła. Po prostu look & feel dla celów rozróżnienia tenantów.
Zapisujemy lokalnie pliki graficzne, które później wgramy ponownie do systemu
- Pobrać certyfikat szyny testowej dla potrzeb komunikacyjnych. Dzięki temu Sales Cloud jest wpuszczany do szyny, pamiętajmy i o tym.
- Dla bezpieczeństwa można wyeksportować do pliku strukturę organizacyjną, kategorie serwisowe, kategorie produktów, konfigurację terytoriów z systemu testowego. Nie jest krok nie jest konieczny. ale dla celów bezpieczeństwa warto wyeksportować pliki z danymi, zwłaszcza, że Sales Cloud pozwala na to.
- Zebrać listę imiennych kont administratorów, którym warto przywrócić konta po refreshu
5. Ustawiamy powiadomienie na systemie produkcyjnym o przestoju produkcji (z wyprzedzeniem). Przed całym procesem powinniśmy powiadomić użytkowników systemu o przestoju produkcji. Dzięki temu po zalogowaniu użytkownik dostanie informację o niedostępności systemu.
6. Po wykonaniu odświeżenia i oddania systemu przez SAP logujemy się danymi z produkcji. Jak wspominałem wcześniej jest to niemal 1:1 system produkcyjny. Następnie dezaktywujemy użytkowników biznesowych poza osobami odtwarzającymi system. Nie chcemy by użytkownicy tworzyli nowe dokumenty przed oddaniem systemu.
7. Najbardziej pracochłonny punkt –> Przywracamy ustawienia zebranych danych dla systemu testowego, które zebraliśmy w punkcie 4.
Pamiętajmy o zaadaptowaniu danych przejętych z Produkcji, by przemapować ID systemów z produkcyjnych na testowe. Bez tej czynności dane skopiowane z produkcji nie będą wychodziły do prawidłowych systemów.
8. Testowanie integracji, czy komunikaty wychodzą i przychodzą do Sales Cloud
Komunikujemy się z innymi zespołami czy komunikaty wychodzą i przychodzą.
9. Przywracamy testowych użytkowników biznesowych.
Na systemie testowym czasami są niezbędni testowi użytkownicy, warto ich przywrócić, np. testowy handlowiec, kierownik, operator BOK, itp.
10. Przejście scenariuszy testowych dla poszczególnych procesów ze zintegrowanymi systemami.
Dla biznesu tworzymy scenariusze odbioru systemu z dokładną rozpiską kroków. Procesy mają być możliwe do wykonania tak samo jak na produkcji.
11. Odblokowanie użytkowników biznesowych i oddanie systemu do testów
Gdy wszystkie testy są wykonane poprawnie, oddajemy system użytkownikom
Powyższa procedura w sposób uproszczony pokazuje jakie zadania są wymagane w celu odświeżenia systemu testowego. Po tej procedurze system testowy i produkcyjny mają jednakowe ustawienia oraz dane (master data) są identyczne (z czasu dnia wykonania kopii).
Wskazówki dla procesu odświeżenia systemu, o czym warto pamiętać:
- Jeśli mamy aktywny dewelopment (PDI) na produkcji, odświeżony tenant testowy również je zachowa.
- Minimalny czas wykonania kopii systemu to 4h (w zależności od wybranych opcji). Przez ten czas produkcja będzie niedostępna.
- Jeśli mamy zaplanowaną konserwację systemu, to nie możemy w tym czasie wykonać kopii systemu
- Należy pamiętać, że odświeżany tenant będzie dostępny 8-10 godzin po zwolnieniu tenanta źródłowego (zazwyczaj trwa to trochę więcej). W tym czasie odświeżany tenant będzie również niedostępny do użytku.
- Warto wykonać punkt przywracania systemu przed odświeżeniem systemu.
- Wszystkie systemy komunikacyjne muszą zostać odtworzone na nowo.
- Certyfikaty komunikacyjne będą skopiowane z produkcji.
- Systemem źródłowym może być test i produkcja, natomiast systemem docelowym tylko test.
- Wszystkie otwarte incydenty dla odświeżonego systemu testowego zostaną potwierdzone automatycznie, czyli zostaną zamknięte.
- Logowanie jednokrotne (SSO) oraz integracja Outlook (server site integration) muszą zostać ponownie skonfigurowane w odświeżonym systemie.
- Po odświeżeniu systemu z kopii produkcji zostaną skopiowani użytkownicy i hasła ze systemu produkcyjnego.
- ID oraz URL systemu pozostaje to samo, niezależnie od wybranego scenariusza odświeżenia.
- Nie możemy zamówić odświeżenia systemu, kiedy mamy okres upgrade’u systemu Sales Cloud( 2 tygodnie, gdzie test jest w nowszej wersji niż produkcja).
- Ścieżki transportowe zostaną skopiowane.
- Przed wykonaniem odświeżenia należy zamknąć aktywne projekty implementacyjne
