Kun Wihuri-konserniin kuuluvan Vilakone Oy:n toiminnanohjausjärjestelmä päivitettiin, myös isompi yleisö huomasi, että valittu ja toteutettu ratkaisu oli toimiva ja standardeja mukaileva. Sujuvan yhteistyön tuloksena Wihuri voitti Bilotin tukemana tällä projektilla Pohjoismaiden ja Baltian alueen SAP Quality Awardin innovaatioprojektiluokassa. Projektin onnistumiseen vaikuttivat valitun ratkaisun lisäksi joustava päätöksentekokyky Wihurin puolelta sekä Bilotin asiantuntijoiden vankka kokemus, osaaminen ja sitoutuminen.
Wihuri on 120-vuotisen toimintansa aikana kasvanut maailmanlaajuiseksi monialayritykseksi. Se toimii neljällä eri toimialalla 5 200 työntekijän voimin ja sen toiminnot kattavat valmistuksen, maahantuonnin, myynnin ja huollon palveluita. Jo vuodesta 2013 Wihuri-konserni on toiminut yhteistyössä Bilotin kanssa SAP-elinkaaripalveluiden osalta. Bilotin vastuulla on ylläpitää koko konsernin SAP-ratkaisuja sisältäen logistiikan, tuotannon, talouden, huollon, asiakkuudenhallinnan ja verkkokaupparatkaisut sekä alustan tuen.
Vilakone Oy on osa Wihuri Oy Teknistä Kauppaa ja sillä oli vielä 2016 käytössään heille räätälöity toiminnanohjausjärjestelmä, joka ei kuitenkaan enää palvellut liiketoiminnan tarpeita. Koska Wihurilla oli konsernitasolla SAP-järjestelmiä käytössään usealla toimialalla, he päättivät ryhtyä hyödyntämään Vilakoneella uuden sukupolven SAP S/4HANA-toiminnanohjausjärjestelmää osana laajempaa digitaalista roadmapiaan.
Uudistuksella luotiin perusta konsernin Central Finance -ratkaisulle
Ennen varsinaisen projektin alkua Vilakone teki itse erittäin kattavan vaatimusten määrittelyprojektin, jossa selvitettiin yksityiskohtaisesti, mitä liiketoiminnan vaatimuksia tulevalle toiminnanohjausjärjestelmälle asetetaan. Kun SAP S/4HANAsta oli julkaistu 1610-versio, Bilot todensi proof of concept -toimeksiannolla, että versio täytti Vilakoneen järjestelmälle asettamat keskeiset prosessit ja niiden vaatimukset. Vilakone uskoi Bilotin olevan oikea kumppani toteuttamaan projekti ja näistä lähtökohdista varsinainen projekti alkoi joulukuussa 2016.
Uusi toiminnanohjausjärjestelmä saatiin Vilakoneelle käyttöön alkuvuodesta 2018 noin 13 kuukauden kuluttua aloituksesta. Jo projektin alkuvaiheessa luotiin perusta konsernin Central Finance-ratkaisulle, joka on keskittynyt pelkkään taloushallintoon ja kokoaa Vilakoneen taloushallinnon konsernitasolle. Prosessien automaatio on merkittävästi vähentänyt manuaalista työtä monella eri osa-alueella. Esimerkiksi tuotannon työajan seurantaan käytetty aika on vähentynyt 70% aiemmasta.
Huolellisesti tehdyn suunnitteluvaiheen ja toteutuksen ansiosta Vilakoneen työntekijät ovat saaneet järjestelmän käyttöönsä. Käyttöönoton jälkeen teknisten tukipyyntöjen määrä pieneni merkittävästi jo ensimmäisen kuukauden jälkeen.
Laajennus Venäjälle ja Teknisen Kaupan käyttöön
Hyvin nopeasti Vilakoneen otettua järjestelmä käyttöön, ryhdyttiin järjestelmän käyttöä suunnitelmien mukaisesti laajentamaan Wihuri Oy Teknisen Kaupan käyttöön osana Wihuri-konsernin digitalisoitumista. Vilakoneen toiminta laajennettiin Venäjälle, joten projektin aikana toteutettiin roll out myös sinne.
Kun toiminnanohjausjärjestelmä laajennettiin teknisen tukkukaupan käyttöön, päästiin uusien haasteiden äärelle. Koska Vilakoneen toiminta keskittyy koneiden ja niiden oheistuotteiden valmistukseen, oma tuotanto ja sen johtaminen ovat tärkeässä osassa myös toiminnanohjauksen näkökulmasta. Wihuri Oy Tekninen Kauppa taas keskittyy tukkukauppaan, huoltoon ja jälkimarkkinointiin. Bilot loi yhteistyössä Wihurin kanssa uusia prosesseja esimerkiksi huollon ja myynnin prosessien suoraviivaistamiseksi.
Konkreettisena esimerkkinä voi mainita laskutuksen muuttumisen. Aiemmin asiakkaiden laskut piti syöttää erikseen operaattorin extranettiin, mutta nyt uudet laskut luodaan suoraan SAP-järjestelmästä. Manuaalisen työn vähentyminen vapauttaa aikaa liiketoiminnan jatkuvalle kehittämiselle.
Yritystä voi johtaa nyt systemaattisemmin, kun käytössä olevat prosessit, työkalut ja työtavat ovat aiempaa paremmin dokumentoituja. Samalla hiljaisesta tiedosta on tullut yleistä tietoa. Prosessien kehitysaihioita on helpompi löytää mikä tuo säästöä ja ennustettavuutta.
Koko konsernille päivitettiin S/4HANA 1709
Kun S/4HANA 1610 oltiin saatu käyttöönotettua myös Teknisen Kaupan osalta, SAP julkaisi uuden S/4HANA 1709-version. Versio toi mukanaan uusia toiminnallisuuksia ja parannuksia vanhoihin ominaisuuksiin. Bilot toteutti versiopäivityksen koko ratkaisuun.
SAP tekee jatkuvaa kehitystyötä SAP S/4HANA:an, jonka tuloksena käyttäjäkokemusta parannetaan uusilla käyttöliittymäratkaisuilla. Jokainen päivitys avaa uusia mahdollisuuksia, sillä SAP tuo järjestelmään sisäänrakennettuna yhä lisää standardeja ja prosesseja Päivitysten myötä Wihuri saa mahdollisuuden ottaa ominaisuudet käyttöön.
Your S/4HANA dream team
We are your trusted partner for SAP ERP transformation
