Nyt kun PIM-maailman vuoden suurin tapahtuma, PIMpoint Digital, on juuri päättynyt, on hyvä palata tuotetiedonhallinnan perusasioihin.
Tässä kirjoituksessa käsitellään sitä, miten organisaatiossa voidaan tunnistaa tarpeet tuotetiedonhallintaan ja miten sen kanssa päästään alkuun.
Tuotetiedonhallinnan moninaiset tarpeet voivat tulla esiin erilaisissa tilanteissa organisaatiossa, ja ne on hyvä tunnistaa, jotta niihin voidaan lähteä hakemaan ratkaisua. Koska kyse ei ole pelkästään erillisratkaisusta, vaan koko liiketoimintaa tukevasta kokonaisratkaisusta, kannattaa käyttää kunnolla aikaa tarpeiden kartoittamiseen ja hyvän ratkaisun löytämiseen, jotta se palvelee vielä vuosienkin kuluttua.
Tuotetiedonhallinnan haasteita
Yleensä organisaatioissa on hyvin monenlaisia tuotetietoon liittyviä haasteita, mutta ne on vain hyväksytty osaksi arkea. Niihin ei ole haettu ratkaisuita, jotka tehostaisivat tekemistä ja säästäisivät valtavasti aikaa. Tyypillisimpiä haasteita ovat tuotetiedon manuaalinen rikastusprosessi, eriävät tuotetiedot eri kanavissa, hajallaan oleva tuotetieto sekä virheellinen tuotetieto.
Ymmärretään laajalti, että laadukas tuotetieto on liiketoiminnan perusedellytys, mutta edellä mainittuihin haasteisiin ei ole aktiivisesti lähdetty hakemaan ratkaisua. Tuotetietoon liittyvät haasteet maksavat yritykselle ylimääräisenä manuaalisena työnä, virheiden korjaamisena sekä prosessin tehottomuutena.
On myös niin, että ilman asianmukaista työkalua on hankalaa nähdä prosessin ongelmakohtia ja puuttua niihin. Kun haasteita on monia, kokonaisprosessi on yleensä sekava ja sitä on hankala johtaa sekä kehittää. Näin organisaation on hankala reagoida alati muuttuvaan asiakastarpeeseen, jota varten tuotetietoa kuitenkin loppujen lopuksi ylläpidetään.
Haasteiden tunnistus
Tavallisesti järjestelmien käyttäjät ja ne ihmiset, jotka käytännössä ovat tuotetiedon kanssa tekemisissä, tunnistavat parhaiten haasteet tuotetiedon parissa. Ongelmana tässä on usein se, että nämä ihmiset eivät itse päätä yrityksen järjestelmähankinnoista tai kokonaisprosessista. Tiedon on siis kuljettava, jotta haasteita voidaan alkaa ratkaista. Organisaation kypsyysasteen mukaan osa tunnistaa haasteet itse ja tekee jopa tarvekartoituksen asiasta.
Osa tarvitsee apua haasteiden tunnistukseen. Tässä kannattaa käyttää kokenutta kumppania apuna, jotta kaikki näkökulmat tulee varmasti huomioitua kartoituksessa. Joka tapauksessa on ensiarvoisen tärkeää muodostaa kattava kokonaisnäkemys tuotetiedon prosessista, jossa voidaan tunnistaa ongelmakohdat ja hyvin sujuvat asiat. Näin päästään aidosti eteenpäin, kun mietitään organisaatioon tuotetiedonhallinnan kokonaisratkaisua.
Ongelmien tunnistuksessa ja kartoituksessa on tärkeää ottaa mukaan kaikki tahot, jotka ovat vähänkään tuotetiedon kanssa tekemisissä. Tyypillisesti mukana ovat ainakin myynti, markkinointi, hankinta, suunnittelu, logistiikka, IT sekä liikkeenjohto. Suurissa organisaatioissa osallisia voi olla enemmänkin. Näin saadaan muodostettua kattava kuva organisaation tuotetiedonhallinnasta ja sen kanssa on hyvä edetä seuraavaan vaiheeseen.
Miten päästä alkuun?
Kun haasteet on tunnistettu ja kuva kokonaisprosessista luotu, on aika siirtyä seuraavaan vaiheeseen. On aika etsiä organisaatiolle sopiva ratkaisu ja oikea kumppani toteutusvaiheeseen.
Tavallisesti yritys kartoittaa alkuvaiheessa sille mahdollisesti sopivia järjestelmiä sekä kumppaneita. Kumppanin ja järjestelmän valinta ovat tärkeitä asioita, ja niihin on syytä kiinnittää huomiota, koska onnistuminen tuotetietoprojektissa sujuvoittaa olennaisesti liiketoimintaa.
Kumppanin tulisi tuntea yrityksen liiketoiminta sekä valittu järjestelmä, jotta siitä saadaan kaikki irti. Olisi tietenkin hyvä, jos kumppani voisi auttaa jo järjestelmän valinnassa. Näin voidaan taata mahdollisimman hyvin sopiva järjestelmä, joka ottaa mahdollisimman paljon haasteita huomioon jo alkuvaiheessa. Oikea kumppani osaa sovittaa tuotetietoprosessin osaksi PIM-järjestelmää ja osaa kouluttaa käyttäjät ja tukea heitä muutoksessa.
Tyypillisesti projektin alkuvaiheessa pidetään muutamia työpajoja samojen tahojen kanssa, jotka olivat mukana jo haasteiden tunnistuksessa. Näin saadaan mahdollisimman kattava kuva siitä, miten asioita halutaan tehdä uudessa PIM-järjestelmässä. Käyttäjiä on tärkeää ottaa mukaan järjestelmään heti alkuvaiheessa, jotta he voivat olla mukana muutoksessa. Näin vähennetään kitkaa, kun työtapoja muutetaan.
Lisää luettavaa:
Ota yhteyttä
Rumbin Jussi, Lead Consultant
jussi.rumbin@bilot.fi
+358 44 970 8965
