Kirjallisuudesta ja blogeista voi lukea erilaisia nyrkkisääntöjä toimintolaskennan mallintamiseen, kuten että tarkemmin mallinnettavien osa-alueiden tulisi edustaa 5-30 % kaikista kuluista. Tässä voidaan kuitenkin mennä pahasti hakoteille varsinkin silloin, kun lasketaan tuotekustannuksia. Olen itse ollut laskemassa analyysejä, joissa yksittäisen prosessin kustannukset ovat edustaneet alle 5% kokonaiskustannuksista ja prosessiin kuuluvan toiminnon kustannukset selvästi alle 2% kokonaiskustannuksista, minkä takia näitä kustannuksia ei ole allokoitu alkujaan tarkasti. Kyseiset kustannukset ovat liittyneet tuotteisiin, jotka edustavat vain paria prosenttia yrityksen kokonaisvolyymistä ja näin ollen niillä on ollut huomattava vaikutus kyseisten tuotteiden valmistuskustannuksiin ja tätä kautta tuotteiden kannattavuuteen. Ilman tarkempaa allokointia yrityksellä on ollut kuva, että nämä muutamat uudet tuotteet ovat huomattavan kannattavia ja tulevaisuudessa yrityksen tulisi keskittyä strategisesti näiden tuotteiden volyymin kasvattamiseen. Todellisuudessa, kun pienet kustannuserät on allokoitu tarkemmin – nämä ”tulevaisuuden tuotteet” ovatkin olleet erittäin kalliita valmistaa ja niiden kannattavuus on ollut huono. Kilpailevien substituuttituotteiden vuoksi ei hinnoittelullakaan oltaisi voitu parantaa kuvaa.
Lisäksi näkemykseni on, että kun suunnitellaan kannattavuuslaskentaa, eikä pelkästään kustannuslaskentaa, toiminnon kustannusten osuus prosenttia liikevaihdosta on parempi mittari, kuin prosenttia kokonaiskustannuksista, koska prosenttia liikevaihdosta kertoo toiminnon kustannusten merkityksen yrityksen kannattavuuden kannalta.
Ja vielä kertauksena – on olennaista nähdä kuinka suureen tai pieneen osuuteen tuotteista tai palveluista kustannus liittyy. 1% kokonaiskustannuksista voi tarkoittaa 20% yhden tuotteen kustannuksista. Tällöin pienenkin kustannuserän tarkka allokointi on erittäin olennaista esim. tuotteen hinnoittelun kannalta. Tämä jälleen kerran muistuttaa olennaisuuden periaatteesta kannattavuuslaskennassa – mallinnetaan mikä on olennaista päätöksenteon kannalta.
