Kirjoituksen edellisessä osassa käsiteltiin yrityksen suunnittelumallin valintaa. Tässä toisessa osassa paneudumme valintaan tarkemmin.
Isot linjat selvillä, vielä pientä viilausta Kun suunnittelun päätarkoitus (seuranta tai toiminnan ohjaaminen) on selvillä, yritysjohto täsmentää valintaa seuraavien lisäkysymysten avulla.
- onko suunnittelu lähtökohdiltaan top-down vai bottom-up –tyyppinen prosessi?
Top-down-suunnittelu lähtee liikkeelle johdon asettamista korkean tason tavoitteista. Bottom-up-suunnittelu taas perustuu operatiivisen tason resurssipohjaiseen tavoiteasetantaan. Molemmilla tavoilla on omat etunsa. Käytännössä suunnittelu sisältää useimmiten sekä top-down että bottom-up –tyyppisiä vaiheita. Suunnittelu voi edetä esimerkiksi seuraavalla tavalla ensin ylhäältä alas ja summautua sitten tarkalta tasolta ylöspäin:
- Yrityksen johto asettaa strategian mukaiset suunnitteluraamit ja esittelee liiketoimintayksiköiden vetäjille suunnittelujakson yleiset tavoitteet sekä käytössä olevat resurssit (top-down)
- Liiketoimintayksiköiden vetäjät laativat karkean tason ehdotuksen oman yksikkönsä tavoitteista, resurssitarpeista ja seurannassa käytettävistä mittareista (bottom-up)
- Johto koostaa yritystason suunnitelman ja sopeuttaa sen käytössä oleviin resursseihin. Tämän jälkeen johto asettaa kunkin liiketoimintayksikön toiminnalliset tavoitteet (top-down)
- Liiketoimintayksiköiden vetäjät työstävät yksityiskohtaisen toimintasuunnitelman ja esittävät lopullisen budjetin johdon hyväksyttäväksi (bottom-up)
- Johto konsolidoi osabudjetit ja analysoi, kuinka kokonaisuus vastaa tavoitteita. Tämän jälkeen johto joko hyväksyy suunnitelman tai pyytää liiketoimintayksiköiltä tarkennuksia (top-down)
- Mikä on suunnittelujakso ja miten tämä jakso jaetaan osiin?
Ajallinen ulottuvuus vaikuttaa suunnitteluun seuraavasti:
- Useimmiten suunnitteluhorisontti on kalenterisidonnainen, mutta toisinaan käytetään myös esimerkiksi tuotejulkistusten mukaisia suunnittelujaksoja. Suunnittelujakso voi yrityksen toimintaympäristöstä riippuen kattaa esimerkiksi kalenterivuoden. Jos operatiiviseen ohjaukseen ja ennustamiseen käytetään eri suunnitteluversiota, nämä skenaariot kattavat usein eripituisen jakson
- Tavallisimmin suunnitelma jaetaan kuukauden tai vuosineljänneksen pituisiin osiin. Myös neljän viikon mittaista seurantajaksoa käytetään raportoinnissa. Tämä vähentää eripituisista kuukausista johtuvaa kausivaihtelua ja helpottaa kausien välistä vertailua
- Useimmat yritykset pyrkivät lyhentämään suunnitelman laatimiseen kuluvaa aikaa. Nopea läpimeno vähentää resurssien käyttöä ja parantaa suunnitelman käyttökelpoisuutta. Kun suunnitteluun kuluva aika lyhenee, suunnittelun aloitusta voidaan lykätä lähemmäs suunnittelujakson alkamista. Suunnittelun ja toteutuksen välisen aikaeron lyheneminen helpottaa suunnitelman tekemistä ja parantaa sen osumatarkkuutta
- Miten suunnitelma huomioi toimintaympäristön muutokset?
Suunnittelujakson aikana tapahtuneiden muutosten huomioon ottaminen jakaa voimakkaasti mielipiteitä. Ainakin seuraavat seikat vaikuttavat valittavaan menettelyyn:
- Suunnittelujaksolle kiinteästi asetettu kulubudjetti on usein tarpeen etenkin suuyritysten ohjauksessa. Pienempien yritysten johtamisessa korostuu kyky tarttua nopeasti uusiin tilaisuuksiin
- Rullaavan budjetin käyttö on yleistynyt, koska sen avulla muutokset havaitaan aiemmin ja sopeuttamistoimet voidaan aloittaa varhaisessa vaiheessa
- Missä määrin sovelletaan ajuripohjaista suunnittelua?
Ajuripohjainen suunnittelu tarjoaa monia etuja esimerkiksi tuotto- ja kululajipohjaiseen suunnitteluun verrattuna:
- Oikeiden ajurien määrittäminen auttaa yritystä tunnistamaan oman ansaintalogiikkansa kannalta keskeiset seikat
- Laskennan perusteena olevia ajureita muuttamalla voidaan tehdä erilaisia skenaarioita ja simulaatioita
- Ajuripohjainen suunnittelu mahdollistaa monipuolisemman seurannan kuin kokonaissummien tarkastelu. Esimerkiksi myyntitavoite voi koostua myytyjen tuotteiden määrästä ja näiden keskimääräisestä yksikköhinnasta. Jos kannattavuus jää tavoitteesta, analysoinnissa on hyödyllistä tarkastella erikseen myyntivolyymin ja keskimääräisen katteen vaikutusta
- Ajurien ja taustamuuttujien käyttö mahdollistaa myös suunnittelu- ja ennustamisprosessin tuloksellisuuden analysoinnin. Jälkikäteen voidaan verrata mallinnuksessa käytettyjä taustaoletuksia toteutuneisiin ja tehdä uudet ”jälkiviisaat” laskelmat näiden mukaan. Tehdyt havainnot auttavat parantamaan suunnittelumallia
- Millaisessa yhteydessä suunnittelu on palkitsemisjärjestelmiin?
Tavoitteiden saavuttamiseen sidottu palkitseminen on yhä yleisempää. Palkitsemisjärjestelmän mukaiset tavoitteet voivat olla kytköksissä esimerkiksi myyntitavoitteiden toteutumisasteeseen. Suunnittelutavoitteiden ja bonusten kytkemisessä huomioitavia asioita ovat:
- Oikein asetetut tavoitteet ja mittarit kannustavat työntekijöitä toimimaan yrityksen kokonaisedun mukaisesti
- Epätarkoituksenmukaisesti asetetut tavoitteet voivat heikentää työntekijöiden motivaatiota
- Bonusjärjestelmä voi kannustaa budjetoijia leipomaan tavoitteisiinsa pelivaraa. Tällöin suunnitelman käyttökelpoisuus ohjausvälineenä on vaarassa heiketä
- Budjetin päivittäminen kesken seurantakauden voi vaikuttaa olennaisesti bonuslaskentaan. Tämä tulee huomioida etukäteen ja käytettävä menettely tulee myös kommunikoida oikein
- Käytettävien mittarien tulee olla sellaisia, joiden toteutumiseen palkkiojärjestelmän piirissä olevat henkilöt voivat vaikuttaa. Mitä korkeammassa asemassa henkilö on, sitä enemmän hän voi vaikuttaa tuloksen muodostumiseen
- Kuinka tiukalle kukkaron nyörit vedetään suunnittelussa?
Tavoiteasetanta vaikuttaa henkilöstön motivaatioon. Kovin helpoiksi koetut tavoitteet eivät kannusta yrittämään kovemmin. Ylipääsemättömän korkealle asetetut tavoitteet voivat puolestaan olla lamaannuttavia. Ihanteellinen tavoitetaso on sellainen, jonka saavuttaminen edellyttää työntekijän ponnistelevan hieman enemmän kuin minimitaso edellyttää.
Tässä kirjoituksessa tarkasteltiin yritysten suunnittelujärjestelmän valintaa. Valinnan helpottamiseksi esiteltiin suunnittelun tavallisimpia käyttötarkoituksia ja mallintamisen peruslinjauksia. Kuvattujen käyttötapojen lisäksi suunnittelujärjestelmä voi olla avuksi myös koulutuksessa tai kun henkilöstö halutaan ottaa tiiviimmin mukaan päätöksentekoon. Suunnittelun moninaisista tavoitteista johtuen on selvää, että yhtä oikeaa tapaa suunnitella ei ole olemassa. Tärkeintä on ymmärtää yrityksen ominaispiirteet ja toteuttaa näihin parhaiten sopiva suunnittelujärjestelmä. Se oikea voi löytyä valmiista pakettiratkaisusta tai ehkä sittenkin omaan tarpeeseen täsmätoteutetusta mallista. Osuipa valintasi sitten jompaankumpaan ääripäähän tai näiden välille, me Bilotilla olemme valmiit auttamaan sinua projektisi kaikissa vaiheissa.
Bloggaaja Sami Järvinen työskentelee Bilotilla senior konsulttina, hänellä on 15-vuoden kokemus taloushallinnon – erityisesti konsolidoinnin ja suunnittelun konsultoinnista.
