Voisi tämä helpompaakin olla Budjetin laatiminen kuuluu tehtäviin, jonka vain harvat kokevat miellyttävänä. Moni budjetin laadintaan osallistuva pitää koko harjoitusta parhaimmillaankin hyödyttömänä. Yleensä tyytymättömyys johtuu työläästä prosessista tai kankeista välineistä. Tämän vuoksi yrityksissä mietitään jatkuvasti, miten suunnittelua voitaisiin kehittää. Etenkin suunnitteluun kuluvaa aikaa haluttaisiin lyhentää. Samalla yhä useammat yritykset pyrkivät siirtymään jähmeästä vuosibudjetoinnista kohti joustavampaa suunnittelua.
Valinnan vaikeus Uutta suunnitteluratkaisua miettiessä vastaan tulee suorainen runsaudenpula. Jo alkupaloja valitessa iskee ähky. Tarjolla on sen seitsemää sorttia rullaavaa suunnittelua, ajuripohjaista suunnittelua, top-down ja bottom-up suunnittelua. Jälkiruoaksi voi halutessaan vielä tilata simulaatioita, skenaarioita ja strategista suunnittelua. Valintaa ei helpota se, että uudistamiseen liittyy usein ohjelmatoimittajien vertailu. Miten näiden joukosta löytää sen oikean?
Vanha konsti vai pussillinen uusia? Yksi koeteltu tapa on oppia muiden kokemuksista. Viidentoista konsultointivuoden aikana olen auttanut lukuisia yrityksiä näiden suunnittelu- ja konsolidointihankkeissa. Tänä aikana asiakkaiden yleisimmin esittämä kysymys on kuulunut: ”Miten muut ovat tehneet saman asian?” Tämä onkin erittäin hyvä kysymys. Koeteltujen menettelyiden soveltaminen alentaa kustannuksia ja pienentää riskejä. Toisten kokemuksista oppiminen voidaan viedä askelta pidemmälle, kun hankitaan valmiiksi paketoitu ratkaisu. Kireässä taloustilanteessa yritysten kustannustietoisuus on selvästi lisääntynyt. Yhä useammin talousjohto haluaakin räätälöinnin sijasta selkeitä, valmiiksi tuotteistettuja ratkaisuja.
Tavoite selväksi Eri yritysten kohtaamilla haasteilla on paljon yhtäläisyyksiä, mutta jokaisen toimintaympäristö on ainutlaatuinen. Sama koskee yrityksen vahvuuksia ja heikkouksia, jotka määräävät sen menestymisen markkinoilla. Suunnitteluhankkeen keskeisin valinta ei liity ohjelmatoimittajaan eikä projektimenetelmään. Suunnittelujärjestelmää kehitettäessä tulisi ennen kaikkea miettiä, mitä tarkoitusta varten suunnittelu tehdään. Tärkeintä on pitää kirkkaana mielessä johdon näkemys siitä strategisesta päämäärästä, jota suunnittelun on tarkoitus tukea.
Tunne itsesi Muiden kokemuksista ammentaminen ja valmiiden pakettiratkaisujen vertailu on siis paikallaan, kunhan ei unohdeta soveltuvuusarvioinnin tekemistä. Yritysten ansaintalogiikka ja johtamisjärjestelmä vaihtelevat toimialasta ja kilpailutilanteesta riippuen. Tästä johtuen ei ole olemassa yhtä ”parasta käytäntöä”, joka sellaisenaan soveltuisi kaikkien käyttöön. Omaan tilanteeseen sopivan suunnittelumallin valinta helpottuu, kun lukuisat vaihtoehdot jaetaan selkeisiin ryhmiin. Luokittelu helpottaa kokonaisuuden hahmottamista. Samalla havaitaan, että eri menetelmät eivät ole toisensa poissulkevia vaan toisiaan täydentäviä.
Jako kahteen Karkeasti ottaen suunnittelumallin pääpaino on joko seurannassa tai tulevan toiminnan ohjaamisessa. Ensimmäisenä kannattaakin miettiä, mikä on suunnittelujärjestelmän pääasiallinen käyttötarkoitus. Esimerkiksi suuria pääomainvestointeja vaativan energialaitoksen kulujenhallinnassa voidaan käyttää perinteistä vuosibudjetointia. Vakiintuneessa ympäristössä kustannusten tarkalla arvioinnilla ja toteumaseurannalla varmistetaan, että toiminnallisten tavoitteiden saavuttamiseksi myönnettyjä resursseja ei ylitetä. Sama malli ei sovellu nopeasti muuttuvassa ympäristössä toimivan start-up- yrityksen ohjaamiseen. Hektisessä kilpailukentässä yrityksen tulee voida reagoida nopeasti muuttuviin tilanteisiin ja avautuviin mahdollisuuksiin. Rullaava maksuvalmiuden ennustaminen soveltuu tällaiseen toimintaympäristöön paremmin kuin kiinteä kulubudjetti.
Kirjoituksen seuraavassa osassa poraudutaan tarkemmin suunnittelumallin valintaan. Tarkastelemme siinä tavallisimpia kysymyksiä, joita yritysjohto käyttää valintatehtävän apuna.
Bloggaaja Sami Järvinen työskentelee Bilotilla senior konsulttina, hänellä on 15-vuoden kokemus taloushallinnon – erityisesti konsolidoinnin ja suunnittelun konsultoinnista.
