15.10.2014

Oletko Excel-taivaassa?

Budjetointikausi käy kuumimmillaan ja excelit paukkuu ja rätisee. Controllerit rakentavat monsteritaulukoita, joista liikkeellä on sormilla ja varpailla laskettava määrä eri versioita. Lopulta lukemattomien sähköpostien, kahvilitrojen ja nukkumattomien yön tuntien jälkeen kasassa on ensi vuoden budjetti. Tai olisi ollut, kunnes CEO pyysi simuloimaan pari skenarioita jotka eivät olleetkaan sisäänrakennettuina mallissa. Siinä olikin vielä pari muuttujaa…

Excel onkin bisneskäyttäjän mopedi eli joustava, näppärä ja edullinen taipuen moneen eri käyttötarkoitukseen. Jossain vaiheessa kuitenkin kuljetuskapasiteetti tulee vastaan, jolloin on harkittava oikeaa, käyttötarkoitukseen rakennettua vaihtoehtoa.

 

Tavallisimmat yritykset talousprosessit, joissa Excel tahtoo hirttää kiinni ovat:

(1) Budjetointi. Yleensä Excelin käytettävyys alkaa pudota nopeasti siinä vaiheessa, kun kuvioon tulevat maaorganisaatiot. Emoyhtiön budjetointi saatetaan tehdä hyvinkin tarkalla tasolla eri liiketoiminnalisten ajureiden kautta, mutta maaorganisaatiot pystytään yhdistelemään kokonaisuuteen vain tuloslaskelmarivien kautta. Kun tätä himmeliä vasten yritetään ajaa simulaatioita tai what-if skenaarioita, on sekasotku valmis.

Ratkaisu ongelmaan on ottaa käyttöön oikea talouden suunnittelujärjestelmä. Järjestelmän avulla suunniteltavat ajurit ja tuloslaskelmarivit voidaan vakioida, prosessi harmonisoida yli konsernirajojen sekä workflowta ohjata. Järjestelmät joita suomalaisissa suuryrityksissä pääasiassa käytetään ovat SAP:in Planning (BPC), Oraclen Hyperion Planning ja IBM:n Cognos Planning. Suunnittelujärjestelmiin pääsee muuten yhä useammin myös pilvestä kiinni, viimeisimpänä tämä SAP:in versio aiheesta Cloud for Planning.

(2) Konsolidointi. Konsernilaskennan puolella tarina on hyvin samanlainen kuin suunnittelun ja budjetoinnin eli Excelin paukut loppuvat usein siinä vaiheessa, kun konsolidoitavien tytäryhtiöiden lukumäärä kasvaa toiselle kymmenelle. Myös ratkaisu on hyvin samanlainen eli tähän tarpeeseen Suomessa käytetään yleisimmin Oraclen Hyperionia tai SAP:in BPC:tä, toisinaan myös Baswarea.

(3) Asiakas- ja tuotekannattavuuslaskenta. Jos on joskus pyöritellyt tuhansien asiakkaiden ja tuotteiden kannattavuusmatriisia Excelissä, tietää mitä on pivotointi. Jos vielä lähtödataa on ERP:issä satojatuhansia tai jopa miljoonia rivejä, loppuu puhti paitsi controllerin puserosta, ihan jo Excelin softastakin. Ja tällöin ei välttämättä olla analyysissa vielä edes myyntikateriviä syvemmällä. Tässä tilanteessa asiakaskohtainen käyttökate kiinteiden kustannusten allokointeineen ja ajureineen onkin täyttä utopiaa.

Usein kuitenkin todellisen asiakas- tai tuotekannattavuuden ymmärrys alkaa vasta siinä vaiheessa, kun kiinteitä ja puolimuuttuvia kuluja päästään allokoimaan asiakkaille, tuotelinjoille tai tuotteille. Yleensä lopputulemana on tyrmistys, kun tajutaan kuinka huonosti kannattavia jotkin yrityksen suurimmat asiakkaat ovat todellisuudessa olleet. Teknologinen vastaus tähän laskentahaasteeseen löytyy useimmin joko Oraclen Hyperion tuoteperheestä, SAS:ilta, Acornilta tai SAP:ilta (PCM).

 

Siirtyminen Excelistä järjestelmään ei toki ole täysin vaivatonta ja edellyttää sitoutumista työkalun valintaan, prosessin ja datamallin määrittelyyn, datalähteiden integrointiin, koulutukseen, jne. Vaiva kuitenkin palkitsee pitkässä juoksussa moninkertaisesti, kun Excel-himmelit voidaan siirtää arkistoon pysyvästi. Hommassa auttaa tietenkin, jos apuna on hyvä konsultti (vinkki vinkki!), joka ymmärtää sekä asiakkaan prosessit että käytettävän teknologian ja on toteuttanut ratkaisuja muille jo aiemmin. Ei muuta kuin rohkeasti Excel-taivaasta jalat takaisin maan päälle!

Lisää aiheesta aamupalavereissamme, lue lisää tilaisuuksistamme tästä.

Jaa
Contact Person

Bloggaaja

Jani Puroranta

 Bilot-Alumni