Meiltä kysytään usein sitä, että miten SharePoint ja SAP kannattaa kytkeä toisiinsa. Hyvä kysymys ja oikea osoite: olemme sekä Microsoftin että SAP:n sertifioitu partneri. Kytkentämalleja sitten onkin todella paljon ja sopivin ratkaisu riippuu asiakkaan tavoitteista, olemassa olevasta infrasta, lisensseistä, osaamisesta ja kokemuksesta ynnä muista vastaavista tekijöistä. Näitä muuttujia on paljon ja asiakkaat painottavat niitä eri tavalla. Hyvä juttu tässä on se, että liikkeelle voi lähteä pienestä kulmasta ja laajentaa sitten kytkentää sitä mukaa kun hyviä kokemuksia ja oppimista kertyy.
Edellisessä artikkelissani kerroin muutamia esimerkkejä siitä, miten asiakkaat käyttävät SharePointia ja Officea käyttöliittymänä SAP-järjestelmään. Nämä ovat esimerkkejä sovellustason integraatiosta. Niissä on sovelluskohtaisesti toteutettu integraatiot ja käyttöliittymät. Tyypillisesti ne on myös toteutettu SharePointin Business Connectivity Servicen (BCS) avulla. Sovellustaso on yleensä se ensimmäisenä mieleen tuleva integrointitapa ja tämä alue tulee jatkossa olemaan merkittävä eikä vähiten sen takia, että mobiilimaailmasta tuttu sovellusten jakelutapa leviää myös SharePoint ja desktop -puolelle.
Sovellustason integraation lisäksi SharePoint ja SAP voidaan kytkeä toisiinsa myös syvemmällä tavalla ja geneerisemmin ilman sovelluskohtaisuuksia. Tyypillistä tässä on se, että integraatio tapahtuu taustalla ja käyttäjäkokemus on puhdasta SharePointia. Tätä on hyvä valottaa muutamalla esimerkillä.
SAP:n HR:ään (henkilöstöhallinto) voidaan tehokkaasti mallintaa yrityksen organisaatio ja rekisteröidä henkilöstöstä lähes kaikki tiedot kengännumerosta (infotyyppi 0513) silmien väriin (infotyyppi 0804). SAP:sta löytyy sisäänrakennettuna tapa viedä sekä organisaatiotietoja (yksikkö, esimies jne.) että henkilötietoja Active Directoryyn. Active Directorystä tiedot sitten valuvat SharePointiin, jossa ne näkyvät henkilön profiilissa ja organisaatioselaimessa. Tämä tuntui lähes maagiselta, kun ensimmäistä kertaa näin livenä ison organisaation SharePointissa.
SharePointissa on nykyään tehokas taksonomia, jolla voidaan luoda tarvittavaa professionaalista ryhtiä ja järjestystä asioihin. Hyvän taksonomian rakentaminen ja ylläpito vaatii taitoa, pitkäjänteisyyttä ja kuria, mikä on nykymaailmassa lähes ylivoimainen vaatimus joka suhteessa. Tarvittavan taksonomian voi myös tuoda SAP:n masterdatasta, jolloin se on aina oikea ja ajantasainen. Esimerkkinä tästä SAP:n PM:n (kunnossapito) toimintopaikkojen tuonti taksonomiaan, jolloin asiakirjat, listaitemit, tehtävät, työtilat yms. voidaan kohdistaa tiettyyn toimintopaikkaan. Myös SharePointin navigaatio voi olla taksonomiaan perustuva, kuten myös haut (SharePointin hakujen laajentaminen SAP:in dataan ansaitsee oman artikkelinsa, joten siitä lisää toisessa blogissa).
SharePoint on ylivertainen dokumenttien luonti- ja muokkaustila. SharePoint on nimenomaan tähän suunniteltu ja erilaisia tätä tehtävää tukevia toiminnallisuuksia (hyväksyntätyönkulut, versiot, hälytykset, metadatat, workspacet jne.) on vaikka kuinka paljon. SAP-järjestelmään kuuluu myös dokumenttien hallintajärjestelmä (SAP DMS), joka näkyy SAP-käyttäjälle siinä, että esim. nimikkeisiin, asiakkaisiin, tilauksiin yms. voi liittää asiakirjoja. Syvällinen SharePointin ja SAP:n välinen integraatio saadaan tässä aikaan, kun SAP:sta lähtöisin olevalla taksonomialla luokitellut asiakirjat valuvat hyväksynnän jälkeen SharePointista SAP:iin.
SharePoint 2010 toi mukanaan SAML:n. Todella tekninen juttu, mutta merkittävä. Käytännössä tarkoittaa sitä, että SharePointin ja SAP:n välille voidaan sertifikaattivaihdolla luoda helposti luottamussuhde, ja että Single Sign On SharePointin ja SAP:n välillä toimii aidosti. Autentikoinnin sijasta mullistavin juttu onkin sitten autorisointipuolella. SharePoint tukee ns. Claims based –autorisointia. SharePoint:in ja SAP:n välisen integraation näkökulmasta tämä tarkoittaa esimerkiksi sitä, että SharePointissa olevat työtilat tai asiakirjat voidaan suojata esim. sen perusteella mihin SAP:n organisaatioon, toimipisteeseen, henkilöstöalueeseen, myyntialueeseen jne. henkilö kuuluu. Tai mitä asiakkaita tai tuoteryhmiä hänellä on salkussaan. Aiemmin saman saaminen aikaiseksi merkitsi mittavaa ryhmien ja roolien perustamista. Nyt se on paljon helpompaa, kun saman saa aikaiseksi joustavasti ominaisuuspohjaisesti.
