Miten löytää sopiva business case datalle?

16.10.2019

Miten löytää sopiva business case datalle?

Datastrategiaprojektin ehkäpä mielenkiintoisin vaihe on dataan pohjautuvien liiketoiminnan kehittämismahdollisuuksien tunnistaminen. Tänään pääsemme niiden kimppuun.

Jostain syystä näitä on kuitenkin vaikea tunnistaa. Gartnerin (2018) tutkimuksen mukaan noin kolmasosassa organisaatioista on vaikeuksia löytää sopivia käyttötapauksia datalle, johon varmaankin osasyynä on, että vain 12 %:lla on organisaation laajuinen datastrategia (Forbes, 2018).

Tiedä häntä ja tuskinpa noin. Isoimpana syynä luulisin, ettei tiedetä. Tämä näkyy erityisen hyvin vetämissämme bisnestyöpajoissa. Jos maturiteettitaso on alhainen, myös datan käyttötapaukset jäävät raportoinnin, analysoinnin ja manuaalisten työvaiheiden korvaamisen tasolle. Näillä ei ihan vielä luoda uutta distruptiivista liiketoimintaa, vaikka se konsernin strategiakalvoissa vilahtelisikin. Ei tiedetä datan mahdollisuuksista liiketoiminnassa tai olla kypsiä soveltamaan niitä.

Poikkeuksiakin löytyy — totta kai — ja usein vielä saman organisaation sisällä eri yksiköistä, toiminnoista tai ihmisistä.

Toisinaan konsulttina tekisi mieli muuttaa maailmaa hetkessä, mutta mitä enemmän eri (suur)yrityksiä on nähnyt, sitä enemmän tuntuu siltä, että niiden on vain kuljettava tietty polku mahdollisuuksien ymmärtämiseksi.

Mutta, asiaan.

Datasta näkemyksiksi ja business case -aihioiksi

Dataan pohjautuvia tietotarpeita ja liiketoiminnan kehitysmahdollisuuksia kannattaa tunnistaa eri näkökulmista. Kerron seuraavaksi muutaman niistä.

Siinä missä AI-työpajoissa business-ongelman identifiointi on systemaattisempi ja syvällisempi, pyritään datastrategiaprojektissa alkuun löytämään isompi joukko kehitysmahdollisuuksia sekä tekemään karsintaa myöhemmin. Halutaan ennemminkin muodostaa kokonaiskuva organisaation tarpeista ja datan mahdollisuuksista. Kevyttä priorisointia on silti hyvä harrastaa, kuten myöhemmin opimme.

Lähestytään kehitysmahdollisuuksia alkuun kolmen näkökulman kautta.

1. Datasta näkemyksiksi – jos kaikki olisi mahdollista

Mitäpä jos kaikki olisi mahdollista? Mitä haluaisit nähdä ensimmäisenä tietokoneesi tai mobiililaitteesi ruudulla kun tulet töihin?

Lähdetään alkuun liikkeelle loppukäyttäjästä (eli sinusta) ja mietitään, miten data käännetään helposti saatavilla olevaksi informaatioksi ja näkemyksiksi.

Olen vetänyt tätä harjoitusta useammalle sadalle henkilölle noin kymmenen vuoden aikana (on tullut muuten muutama takan pesällinenkin sytytettyä top-secret-dashboardeilla). Edelleen hämmästelen sitä, miten hyvin tämä harjoitus toimii ajatusten herättäjänä varsinkin kun ihmiset pääsevät aidosti kertomaan omista tarpeistaan. Hämmästyttävää on myös se, miten vähän eri yrityksissä keskustellaan tai tiedetään toisten (liiketoimintojen) tarpeista, vaikka istutaan melkein naapuripöydissä. Usein ollaan kuitenkin ihan perusjuttujen äärellä, kuten myyntipipen visualisoimisessa tai varastoarvojen raportoinnissa.

Tusseja, paperia ja post-it-muistilappuja

Dashboard-harjoitukseen tarvittavat välineet ovat tussit, oikein iso paperi (ideaalisesti revittynä fläppitaulusta) ja kasa post-it-muistilappuja.

Ajatuksena on yksinkertaisesti piirrellä omaa ideaalista dashboardia, jos kaikki olisi mahdollista. Korostaen vielä, että kaikki olisi mahdollista ilman datan, organisaation, teknologian tai prosessien tuomia rajoitteita.

Kun ideaaliset dashboardit on piirretty, kannattaa hetkeksi pysähtyä miettimään mikä toiminnassasi tai päätöksenteossasi aidosti muuttuisi, jos kaikki tämä informaatio olisi käytettävissä?

Usein vastaukset ovat ajansäästöä manuaalisten työvaiheiden karsimisessa tai parempia dataan pohjautuvia päätöksiä, jolloin ollaan vielä kaukana datan oikeista mahdollisuuksista liiketoiminnassa. Mutta se ei tämän harjoituksen tarkoitus ollutkaan.

2. Kysymykset datalle

Askarteluharjoitusten jälkeen on hyvä pohtia, millaisiin kysymyksiin et juuri nyt saa vastausta? Tämä tietenkin mielellään täydentäen nykyistä dashboardiasi.

Jos näkökulmana on esimerkiksi asiakas tai jo syventynyt asiakkuus, voivat kysymykset olla seuraavanlaisia:

Tai jos mietit sisäisiä toimintoja, niin seuraavat kysymykset saattavat kiinnostaa:

Tai jos olet vaikkapa henkilöstöhallinnosta, niin mahdollisesti nämä askarruttavat:

Näitä kun kerää riittävästi ympäri organisaatiota, alkaa olla kasassa melkoinen lista tulevaisuuden tarpeista. Myöhemmin tietopääomavaiheessa sitten ihmettelemme, miten ja mistä näihin kysymyksiin saadaan datat.

Jotta linkki organisaation visioon ja missioon pysyy vahvana, ei muuten huono ajatus, jos tunnistetut kysymykset liittyvät jollain tapaa liiketoiminnan tavoitteisiin tai liiketoimintastrategiaan.

3. Liiketoiminnan kehityskohteet

Seuraava taso on miettiä eräänlaisia kevyitä business case -aihioita datalle. Puhun mieluummin aihioista, sillä business case itsessään on paljon laajempi asia.

Olen usein käyttänyt ajatusten herättelyn apuna seuraavaa nelikenttää, jossa tarkastellaan niin organisaation sisäisiä, kuin ulkopuoleltakin löytyviä kehittämiskohteita. Kuvassa oleva harmaa kolmio jakaa nelikentän näihin kahteen osaan.

Jos miettii pari aikaisempia harjoituksia, meillä itse asiassa on jo melkoinen nippu tavaraa kahteen alempaan lokeroon. Jonkin verran myös siniseen, mutta veikkaanpa, ettei juurikaan vielä keltaiseen.

Liiketoiminnan kehityskohteita onkin hedelmällistä pohtia ennen kaikkea asiakaskokemuksen sekä datan monetisoinnin ja kasvun näkökulmista. Tähän ei mitään hopealuotia ole olemassa, mutta erilaisia ryhmätöitä tekemällä on päästy oikeinkin hyviin tuloksiin. Hyvä tekniikka on jalostaa myös jo tunnistettuja kysymyksiä, joihin ei saada vastausta.

Kehityskohteiden listaamisen lisäksi kannattaa tuoda esiin myös saavutettavat hyödyt tai esimerkit sekä miettiä arvioitua euromääräistä hyötyä tai sopivaa KPI-mittaria.

Otetaan esimerkki digitaalisen asikaskokemuksen puolelta:

 

Kasvun ja datan monetisoinnin kautta dataidentiteetin tunnistamiseen

Talouselämässä oli hiljattain mielipidekirjoitus dataidentiteetistä, joka kirjoittajien mukaan määrittelee datastrategian ytimen ja antaa suunnan erottautumiselle, jolla peitota kaikki kilpailijat.

Erityisesti kasvuun ja datan monetisointiin liittyviä asioita tunnistamalla muodostuu organisaation oma dataidentiteetti ja matka kohti dataohjautunutta organisaatiota ottaa melkoisen kasvuloikan.

Kasvuun ja datan monetistointiin liittyviä näkökulmia on paljon, kuten:

Näistä syntyvät myös ne hedelmällisimmät business case -aihiotkin.

 

Arviointi ja arvottaminen

Äskeisiä harjoituksia kun tekee, niin ollaan (ja ollaan todellakin oltu) tilanteessa, jossa meillä on Excelissä satoja hienoja liiketoiminnan kehityskohteita, tarpeita ja ajatuksia datan hyödyntämiselle. Mitäs sitten? Miten eteenpäin?

Viimeistään tässä vaiheessa on paikallaan tehdä kevyttä priorisointia. Apuna voidaan käyttää nelikenttää, jossa akseleilla ovat liiketoimintahyöty sekä toteuttamisen helppous.

Liiketoimintahyödyllä tai -vaikutuksella haetaan ennen kaikkea taloudellista (kustannus tai tuotto) etua, jolloin kannattaa antaa myös kohteelle jonkinlainen euromääräinen arvio (tyyliin puhutaanko sadoista euroista vai sadoista tuhansista euroista).

Toteuttamisen helppous on astetta moninaisempi. Siihen liittyy muun muassa datan keräämisen helppous, saatavilla olevan datan laatu, teknologia, olemassa olevat kyvykkyydet tai sisäinen politikointi.

Lopuksi: funtsi hetki

Loppuun yksi tuore esimerkki (viime viikolta), jossa sinällään ison ja tärkeän jutun ratkaiseminen voi tuntua hienolta datan ja analytiikan avulla.

Haasteeksi asetettiin asiakaspalvelun ruuhkahuippujen ennustaminen. Ajatuksena tietenkin, että ennakoimalla paremmin ruuhkia ja varautumalla niihin omaa väkeä resursoimalla saavutettaisiin parempi asiakastyytyväisyys.

Kyseinen ennustemalli rakennettiin yhteen yritykseen. Perimmäinen ongelma ei kuitenkaan ollut toisinaan ruuhkautunut asiakaspalvelu, vaan asiakaspalvelun ruuhkahuippujen taustalla olevat syyt. Kuten kehnosti toimiva tuote, hintavirhe tai esimerkiksi manuaalinen vaihe prosessissa, joka tuli hoitaa asiakaspalvelijan kanssa.

Toisinaan siis kannattaa funtsia hetki ennen varsinaisen projektin aloittamista ja laittaa taustalla olevat asiat ensin kuntoon.

Seuraavaksi kehittämisen näkökulmia

Seuraavassa blogissa sukellamme kehittämisen näkökulmiin ja linjauksiin, joka toimii eräällä tapaa siltana datastrategian liiketoiminnallisemman sekä teknisen osuuden välissä.

Kehittämisen näkökulmissa luodaan linjauksia tulevaisuuden kehittämistyölle niin liiketoiminnan kuin teknologian näkökulmista menemättä vielä liian syvälle teknisiin yksityiskohtiin. Kehittämisen näkökulmissa pohdimme asioita kuten:

Eikä siinä vielä kaikki.

Sitä ennen avaan kuitenkin tarkemmin tässäkin blogissa vilahtanutta värikästä datapohjaisten business case -aihioiden nelikenttää ja kerron kustakin laatikosta konkreettisia asiakasesimerkkejä. Pysyhän kuulolla.



Voit myös varata maksuttoman, henkilökohtaisen sparrailutuokion Mikan kanssa.

Share
Contact Person

Bloggaaja

Mika Aho

Business Lead, Advisory Services