Suurimmalla osalla asiakkaistamme on käytössä Microsoftin Office, SharePoint sekä SAP:n toiminnanohjausjärjestelmä. Ja uskon, että näin on aika monessa muussakin yrityksessä. Microsoft ja SAP ovat reagoineet tähän asiantilaan julkaisemalla noin vuosi sitten Duet Enterprise -tuotteen, jolla SAP:n taustajärjestelmät ja SharePoint 2010 saadaan toimimaan luontevasti yhdessä. En tällä kertaa mene tämän ratkaisun teknisiin hienouksiin, vaan valotan hieman sitä, miksi asiakkaamme ylipäänsä toteuttavat ratkaisuja, joissa SAP ja SharePoint kytketään toisiinsa. Karkeasti jaotellen syitä on kolme: tuottavuus, SAP:n käyttäjäkunnan laajentaminen sekä Officen valta-asema.
Tuottavuus
Olen urani aikana törmännyt moneen Excel-sovellukseen, joilla on hallittu esim. yritysten kassavirtoja, tuotantosuunnitelmia ja henkilöstötietoja erittäin tehokkaasti. Viime vuosina vastaavia sovelluksia on tullut eteen SharePointin sivustoina sisältäen listoja, tehtäviä, kalentereita ja lomakkeita. Kaikille näille on yhteistä se, että ne on luotu enimmäkseen business-käyttäjien, kuten controllerien, tuotantopäälliköiden ja henkilöstöjohtajien, toimesta omatoimisesti. Useimmiten niitä käyttää vain yksi tai muutama ihminen, eivätkä ne juuri leviä osaston ulkopuolelle. Ne sopivat täsmälleen siihen tarpeeseen, mihin ne on luotu. Niiden muuttaminen on helppoa ja nopeaa. Ilman näitä sovelluksia pyörät eivät pyörisi.
Eräällä asiakkaallamme otettiin käyttöön kattavasti SAP:n toiminnanohjaus myös tuotannon osalta. Koko korporaation kohdalla harpattiin jättiaskel eteenpäin toiminnan ohjauksessa, kun kymmenet erilaiset järjestelmät saatiin korvattua SAP:lla. Yksittäisen tehtaan tuotanto-osastolla sen sijaan vauhti alkoi hiipua, kun kriittiset SAP-järjestelmään tarvittavat pienkehitys- ja raportointipyynnöt hukkuivat koko korporaation hankintaprosessiin eikä osaston vanhoja omatoimisovelluksia voinut enää käyttää. Tilanne lähti ratkeamaan, kun SAP:n ja SharePointin välille rakennettiin geneerinen integraatiosovellus, jolla tehtiin mahdolliseksi luoda SharePointin listoja mistä tahansa käyttäjän luomasta SAP-kyselystä (SAP Query). Kävin asiakkaalla viimeksi noin kuukausi sitten ja pitää myöntää, että näin siellä sekä lukumääräisesti että laadullisesti mitaten yhden tehokkaimmista operatiiviseen käyttöön rakennetuista SharePointeista. Asiakas oli myös silminnähden tyytyväinen työnsä tuloksiin.
SAP:n käyttäjäkunnan laajentaminen
SharePointilla voi olla monta roolia yrityksessä. Se voi esiintyä henkilöstöä varten rakennettuna intranettinä. Sitä voidaan käyttää extranettinä asiakkaiden, toimittajien ja muiden kumppanien kanssa. Se voi olla myös alusta koko yleisölle tarkoitettuun internet-sivustoon. Tyypillisesti taas yrityksen SAP-järjestelmää käyttää vain osa henkilöstöstä, ja edelleenkin ns. Power-käyttäjien rooli on merkittävä. Power-käyttäjät vastaanottavat puhelimella, sähköpostilla tms. muiden työntekijöiden pyyntöjä muuttaa henkilötietoja, nimiketietoja, tuntikirjauksia jne. Yleisesti näissä tilanteissa nähdään, että tällaisten tietojen ylläpitoa ei voida tehdä virheettömästi levittämällä käyttöoikeuksia laajasti. Lisäksi suuren käyttäjäjoukon kouluttaminen ja tukeminen on kallista.
Eräällä asiakkaallamme nimikkeet ovat melko monimutkaisia kokonaisuuksia, joiden hallinta SAP:ssa vaatii useamman sovelluksen käyttöä perustietojen, tekstien, tuoterakenteiden, pakkausohjeiden, luokittelutietojen, EAN-koodien yms. ylläpitämiseksi. Ongelmaa pahentaa se, että tuotteita on paljon ja yksittäisen tuotteen tietojen kerääminen ja verifiointi vaatii jämäkkää otetta, koska organisaatio on täysin globaalisti hajautettu. Lisäksi yksittäisen tuotteen määrittelyyn osallistuu usea ihminen. Tällaisessa tilanteessa Power-käyttäjiin perustuva prosessi alkaa helposti ontua. Ratkaisun ongelmaan tarjosi SharePointin lomakkeisiin, tehtäviin ja työnkulkuihin perustuva sivusto, jossa tuotteen määrittely tapahtuu ohjatusti. SharePointin ja SAP:n välille tehty integraatio takaa, että lomakkeilla voidaan valita vain SAP:n konfiguraation mukaisia arvoja ja että lomakkeelta tiedot menevät lopuksi suoraan SAP:iin. Uusien SAP-käyttäjien elämä ei kovinkaan paljon mullistunut, sillä heidän käyttöliittymänsä on edelleenkin tuttu ja turvallinen SharePoint.
Officen valta-asema
Business-käyttäjien elämä on melkoisen Office-keskeistä. Dokumentteja laaditaan, muokataan, katselmoidaan ja arkistoidaan jatkuvalla syötöllä. SharePointin dokumenttikirjastot ovat käteviä ja pitävät työn hanskassa. Outlook on koko ajan kaikilla auki taustalla, ja siellä tehdään merkittäviä päätöksiä. Aikeet muuttaa toimintatapoja pois Officen käytöstä kohtaavat takuuvarmasti vankan vastarinnan business-käyttäjien taholta.
Eräällä asiakkaallamme laskujen tarkistusprosessi on mallinnettu SAP:iin. Laskuja tarkistavat business-käyttäjät eivät kovin usein SAP:ia käytä, joten laskujen tarkistus koettiin hankalaksi työksi. Tilannetta ei helpottanut edes se, että sähköpostiin tuli ilmoitus hyväksyttävästä laskusta ja linkki web-sivulle, missä hyväksynnän pystyi tekemään. Linkin painaminen ja kirjautuminen nähtiin ylimääräisenä vaivana. Konfiguroimme asiakkaan SAP:ia siten, että työnkulun hyväksyntäpyyntö lähetettiin Duet Enterprisen kautta Outlookiin. Saapuva sähköposti sisälsi kaiken hyväksyntäpäätöksen tarvittavan tiedon, kuten laskusta skannatun kuvan, SAP:sta päivittyvät online-rivitiedot ja päätökseen tarvittavat painikkeet. Business-käyttäjät pystyivät tämän ansiosta tekemään kaiken Outlookissa. Ja taas kerran sain nähdä tyytyväisiä Office-käyttäjiä.
