01.02.2015

Masterdatan hallinnasta helpompaa, hauskempaa ja tuottavampaa

Tässä artikkelissa esittelen lyhyesti muutamia innovatiivisia ominaisuuksia, joita SmartMDM-tuotteeseen on toteutettu. Esiteltävät ominaisuudet nopeuttavat pyyntöjen läpimenoaikoja, helpottavat tarvittavien tietojen täyttämistä, edesauttavat tietojen oikeellisuutta ja kaiken lisäksi tekevät masterdatanhallinnasta hauskaa!

Työnkulun visualisointi

Lomakkeella työskennellessään käyttäjä näkee työnkulun, jolloin hän saa välittömästi käsityksen pyynnön senhetkisestä tilasta sekä mahdollisista seuraavista vaiheista, johon pyynnön voi lähettää.

blog-workflow

Jos käyttäjän roolit ja lomakkeen tiedot sen sallivat, voi käyttäjä lähettää pyynnön eteenpäin työnkulussa napsauttamalla työnkulun ko. tilaa. Yllä olevassa kuvassa nämä mahdolliset seuraavat tilat on värjätty sinisellä, nykyinen tila vihreällä ja tilat, joihin nykyisesti tilasta ei voi siirtyä, harmaalla.

Upotetut ohjeet

Eri masterdata-objektit (esim. ”toimittaja” tai ”asiakas”) pitävät sisällään erilaista tietoa. Yhteistä näille yleensä kuitenkin on se, että ylläpidettäviä tietoja ja alirakenteita per objekti on paljon. Niinpä usein onkin tarpeen ylläpitää erillistä dokumentaatiota, joka toimii ohjeena henkilöille, jotka yrityksen masterdataa muokkaavat.

SmartMDM:ssä tähän ongelmaan on kehitelty käytännönläheinen ja erillistä ohjedokumentaatiota toimivampi ratkaisu: osio- ja kenttäkohtainen wiki-tieto, jonka käyttäjä saa auki napsauttamalla osion tai kentän yhteydessä olevaa informaatiopainiketta. Sitä napsautettaessa käyttäjälle aukeaa ohjeet ko. kohteen tietojen oikein täyttämiseksi.

Nämä wiki-ohjeet ovat kaikkien lomakkeen käyttäjien ylläpidettävissä, joten kuka tahansa, joka huomaa ohjeissa jotain täydennettävää, voi tehdä sen samantien poistumatta lomakenäkymästä.

blog-wiki

Pyynnön ohjaaminen vapaana olevalle henkilölle

Usein syy masterdataobjektien perustamiseen ja ylläpitoon liittyvien pyyntöjen pitkiin läpimenoaikoihin on inhimillinen: henkilö, jolle pyyntö on välitetty ei ehdi käsitellä pyyntöä välittömästi, tai hän on esimerkiksi sairastunut. SmartMDM-tuotteessa tähän tarjotaan yksinkertainen, mutta tehokas ratkaisu: integroituminen yrityksen Lync-pikaviestijärjestelmään.

blog-lync

Tarkastellaan esimerkiksi oheista kuvaa, missä käyttäjä on lähettämässä pyyntöä eteenpäin, ja hänen tulee valita sille joku käsittelijä. Lync-integraation avulla hän näkee suoraan, kuka käsittelijöistä on paikalla ja kuka varattuna tai poissa. Hän voi lisäksi suoraan henkilön kohdalta ottaa häneen Lync-yhteyden ja varmistaa että hänellä on aikaa käsitellä pyyntö.

Apua asiantuntijoilta

Kullekin osiolle voi määritellä asiantuntijoita, joihin käsittelijä voi ottaa yhteyttä joutuessaan tilanteeseen, jossa ei tiedä kuinka pyyntö tulisi täyttää loppuun ennen eteenpäin lähettämistä. Haluamaansa osion asiantuntijaan voi ottaa yhteyttä sähköpostitse tai Lyncillä. Asiantuntijat on listattuna osion informaatiopaneelissa wikin alapuolella. Samaan tapaan kuin edellisessäkin kappaleessa oli esitelty, myös asiantuntijan läsnäolotieto on näkyvissä suoraan lomakkeella. Niinpä, jos osiolle on määritelty useampia asiantuntijoita, voi käyttäjä ottaa suoraan yhteyttä siihen, joka Lync-statuksen perusteella on todennäköisimmin käytettävissä.

Yhteiskäyttöominaisuudet

Kaikkia edellä kuvattuja ominaisuuksia palvelee vielä yksi SmartMDM ominaisuus, joka on ollut tuotteessa mukana jo suunnittelupöydällä heti ensimmäisistä vedoista asti – yhteiskäyttöominaisuudet. Lyhykäisyydessään tämä tarkoittaa sitä, että useampi käsittelijä voi työskennellä samalla lomakkeella samanaikaisesti. Esimerkiksi eri osioiden asiantuntijat voivat täyttää omia osioitaan samalla kun pyynnön alulle panija täyttää perustietoja tms. Kun yksi henkilö alkaa editoimaan jotakin kenttää, muuttuu kenttä muilla lukituksi. Vastaavasti kun editointi on valmis, vapautuu kenttä editoitavaksi muille samalla kun päivitetty tieto tulee muille näkyviin.

Käyttäjä voi lisäksi lukita eksplisiittisesti kokonaisen osion, jolloin muut käyttäjät eivät pääse tekemään siihen osioon muutoksia. Tämä on hyödyllistä esimerkiksi silloin, jos käyttäjän täyttäessä osiota hänen täytyykin välillä tehdä jotakin muuta – käyttäjä voi yksinkertaisesti lukita osion ja sulkea selaimen. Ollessaan valmis, hän voi jatkaa lomakkeen täyttämistä siitä mihin viimeksi jäi.

Yhteenveto

SmartMDM on verraton moottori, jonka avulla yrityksen masterdatanhallinnan tehokkuus paranee. Tehokkuuden paraneminen johtuu kahdesta siihen liittyvästä tekijästä, jotka molemmat siirtyvät aivan uudelle tasolle SmartMDM:n käyttöönoton myötä:

Lyhyemmät läpimenoajat – Mm. Lync-integraatio, mahdollisuus useamman henkilön samanaikaiselle käsittelylle ja mahdollisuus konfiguroida osioille asiantuntijoita takaavat merkittävästi lyhyemmät käsittelyajat erityisesti silloin, kun ollan luomassa uusia masterdata-objekteja – tällöinhän täytettävän tiedon määrä on yleensä suuri.

Laadukkaampi masterdata – Asiantuntijoidan käyttäminen ja upotettujen wiki-ohjeistojen hyödyntäminen ovat avaimia laadukkaamman masterdatan tuottamiseen SmartMDM-tuotteen avulla.

 

Haluatko kuulla lisää? Ota yhteyttä!

terho.antila@bilot.fi | 040 849 1032 tai ismo.piispa@bilot.fi | 050 301 2514

Jaa
Contact Person

Bloggaaja

Terho Antila

Bilot-Alumni