25.06.2013

Itsepalvelu-BI ja helpot Excel-pohjaiset raporttinäkymät SharePointissa

Tiesitkö, että ladattuasi Excel-tiedoston dokumenttikirjastoon SharePointissa, käyttäjät voivat selailla tiedostoa pelkällä selaimella? Heillä ei edes tarvitse olla Office client-sovelluksia asennettuna omalla työasemallaan. Varmastikin tiesit, sillä tämä on yleisin tapa hyödyntää SharePointin Excel Services –komponenttia, joka tulee Enterprise-version mukana.

Mutta SharePointista on tällä saralla niin paljon enempäänkin!

Tarkastellaanpa alla esitettyä raportointinäkymää. Näkymän taustalla pyörii Excel Services, ja tietolähteenä on yksi Excel-tiedosto taulukoineen, graafeineen, filttereineen ja laskentasääntöineen. Raportointinäkymän tuottamiseksi ei ole kirjoitettu riviäkään koodia ja työkaluna on käytetty vain Office Excel client-sovellusta ja Internet-selainta.

Näkymässä kuvataan toimistotarvikkeiden myyntitilauksia Yhdysvaltojen eri osissa. Ajatuksena on, että myyntiedustaja saa näkymästä nopeasti ja helposti kuvan omasta ja oman alueensa myynnistä, myös maanlaajuisesti.

 

 

Näkymän toiminnallisuus perustuu seuraaviin asioihin.

  1. Myyjän nimi ja myyntialue (West/East/Central) on talletettuna SharePointin profiilitietokantaan ( voidaan automaattisesti tuoda esim. AD:sta).
  2. Excel-graafit perustuvat pivot-taulukoihin, joille voidaan tarpeesta riippuen välittää suodatusehtona myyjä ja/tai myyntialue. Yksi pivot-taulukko voi perustua myös useampaan suodattimeen.
  3. Excel-graafit on loogisesti nimetty ja ne on tiedostoa julkaistaessa määritelty nimetyiksi objekteiksi – nimetyt objektit voidaan nostaa näkyviin yksittäisinä ”irrallisina” elementteinä SharePoint-sivuilla.
  4. Raporttisivulle on tuotu neljä Excel Web Access www-osaa, joista kukin on konfiguroitu näyttämään tietty nimetty objekti yhdestä ja samasta Excel-tiedostosta:
    1. Ylhäällä vasemmalla: taulukko, jossa henkilöiden myynti tuotteittain; tässä taulukossa myyjän nimi toimii suodatustekijänä
    2. Ylhäällä keskellä: a-kohdan taulukon esitys pylväsdiagrammina
    3. Ylhäällä oikealla: pylväsdiagrammi, jossa myyjien kokonaismyynti; tämän graafin takana olevassa pivot-taulukossa myyntialue toimii suodatustekijänä
    4. Alhaalla: piirakkakaavio eri tuotteiden myynnistä; niinikään tämän graafin takana olevassa pivot-taulukossa myyntialue toimii suodatustekijänä
  5. Jotta 4-kohdan elementeille voidaan välittää oikeat suodatusarvot, täytyy käyttää SharePointin filtteri www-osia ja yhdistää ne oikeisiin graafeihin. SharePointissa on mahdollista – jos www-osan toteutuksessa on näin mahdollisettu – kytkeä www-osia toisiinsa siten, että toinen www-osa välittää arvoja toiselle. SharePointin valmiiden filttereiden avulla voidaan välittää Excel Web Access www-osille mm. seuraavia tietoja:
    1. Profiilitietoja sivua selaavasta käyttäjästä (esim. nimi tai myyntialue)
    2. Käyttäjän valikosta poimima arvo (esim. kuvassa filtteri otsikolla ”Region choice filter”)
    3. Käyttäjän poimima päivämäärä
    4. Käyttäjän manuaalisesti tekstikenttään syöttämä teksti
    5. Käyttäjän SharePoint-listaan pohjautuvasta valikosta poimima arvo

      Näiden lisäksi myös normaalia SharePoint-listanäkymää voidaan  käyttää suodattimena, jolloin käyttäjä voi valita listalta haluamansa kohteen ja valitun kohteen määritelty sarakearvo välitetään Excel Web Access www-osalle. Huomaa myös, että useampi filtteri voi olla kytkettynä yhteen Excel Web Access www-osaan ja vastaavasti yksi graafi tai taulukko voi lukea suodatinarvoja useammalta filtteriltä.

  6. Kun kaikki www-osat on tiputettu sivulle, täytyy ne enää yhdistää. Yhdistäminen tapahtuu sekin selaimella ja on varsin yksinkertainen toimenpide enkä käy sitä tässä sen tarkemmin läpi.

Näin on yksinkertaisilla toimenpiteillä saatu aikaan käyttökelpoinen raporttinäkymä, jonka avulla myyjät saavat nopeasti käsityksen heitä kiinnostavista asioista.

Konsepti on laajennettavissa mitä moninaisimpiin käyttökohteisiin ja se on helppoa. Onkin yllättävää, miten vähän tätä nimenomaista teknologiaa Suomessa tunnetaan – etenkin ottaen huomioon kuinka paljon yritysten liiketoimintakriittistä tarkastelua, laskentaa ja ennustamista tapahtuu työasemien levynnurkalle talletettujen ja sähköpostitse jaeltujen Excel-tiedostojen avulla.

Ja muuten, edellä demonstroidun näkymän rakentamiseen valmiin Excel-tiedoston pohjalta kului aikaa alle puoli tuntia!

 

Jaa
Contact Person

Bloggaaja

Terho Antila

Bilot-Alumni