Kysymys, jota yksikään henkilöstöjohtaja tai –päällikkö ei tahdo kuulla, on: “Mikä on meidän headcount?” Kylmä hiki nousee välittömästi otsalle. Tarkoitatko nuppiluku tänään vai sinä päivänä kun saan tuon tiedon selville? Kuinka tarkan tiedon oikeastaan tarvitset…?
Meilläkin on käytössä HR-tietojärjestelmä, halpa ja kotimainen. Järjestelmä on kevyt ja helposti muokattava, sillä se meille myytiinkin, ja sitä se totisesti on. Valmiita prosesseja tai syöttölomakkeita ei ole. Kun haluat perustaa uuden työntekijän, tehtailet tietoja lukuisille lomakkeille, syötät samoja päivämääriä sinne ja tänne ja toivot, että kaikki tuli tehtyä oikein. Myöhemmin huomaat, että ei tullut. Datan laatu on samaa luokkaa kuin post-it lapuilla. Ero on siinä, että laput eivät enää lentele ympäriinsä.
HR tekee hämmästyttävän monessa yrityksessä työtään surkeilla työvälineillä. Syy ei ole yksinomaan päätöksentekijöissä, jotka eivät investoi HR:n työvälineisiin, vaan myös HR:ssä, joka tahtoo muuttaa prosessejaan vähän väliä ja vaatii järjestelmiltään muokattavuutta halvalla. Kehittäminen on HR-ihmisten mukavuusaluetta. Operatiivinen tehokkuus ei ole.
Bilotilla on kehitetty SmartMDMTM tuote, joka helpottaa master datan hallintaa ja takaa laadun. Tehokkuus HR:ssä syntyy nimenomaan leaneistä prosesseista ja työn laadusta. Henkilöstötietojärjestelmä on täynnä perustietoja, joita ylläpidetään, koska työsopimus-, vuosiloma- , yhteistoiminta- ja muutama muu laki niin vaatii. Palkanlaskenta käyttää HR:n tietoja, jotka pitää olla täsmällisen oikeat joka hetki. Käytännössä HR:n aikaa tuhrautuu suhteettoman paljon selvittelyyn, korjaamiseen ja viestintään, kun järjestelmät eivät tue operatiivisia prosesseja, strategisista puhumattakaan. Tällainen leväperäisyys ei olisi mahdollista taloushallinnossa, mutta siellä tietojärjestelmätkään eivät ole täynnä porsaanreikiä.
Paljon puhutaan henkilöstötiedon analytiikasta. Niin kauan kuin headcount on epäselvä, korkeamman tason analytiikka on lähinnä huono vitsi. Aidosti ketterä ja strateginen HR on analyyttinen, ennustava ja kykenee tuottamaan tietoa päätöksenteon tueksi. Jos kuitenkin perusasiat ovat edelleen sillä tasolla millä ne useimmissa organisaatioissa ovat, meillä ei tule olemaan helppoa tulevaisuudessa. Meille tullaan esittämään paljon vaikeampiakin kysymyksiä kuin headcount, joten nyt olisi korkea aika alkaa valmistautua.
Jos haluat tutustua SmartMDMTM:ään, lue asiantuntijoidemme blogit aiheesta:
https://bilot.group/materdatan-hallinnasta-helpompaa-hauskempaa-ja-tuottavampaa/
https://bilot.group/onko-master-datan-yllapitaminen-pelkkaa-tuskaa-ja-tehotonta/
