Tällä kertaa perjantaita keventävät dashboardit – nuo strategisen, taktisen ja operatiivisen tason rakkaat lempilapset – kutsuttakoon niitä yleisesti työpöydiksi tästä lähtien. Työpöydät, jotka keräävät lähestulkoon automaattisesti kaiken organisaatiossa ja sen ulkopuolella olevan datan ja summaavat sen nätisti muutaman avainmittarin sekä graafin taakse tuottaen ajankohtaisen tilannekuvan liiketoiminnastasi ja ennusteen tulevasta. Näin ainakin mainosesitteissä.
Usein sanotaan, että dashboardeilla on joko liian paljon tai liian vähän dataa. Avinash Kaushikin legendaarisen blogin innoittamana (ja sitä kohtalaisen surutta lainaamalla) lähdin tarkastelemaan, mitä muuta työpöydissä on mahdollisesti vialla.
Kaushiki puhuu avoimesti dataoksennuksesta, jossa työpöydät eivät enää olekaan syvällisesti prosessoituja liiketoimintatavoitteille merkityksellisiä data-analyysejä pitäen sisällään yhteenvedon suositelluista toimenpiteistä (HUH!), vaan niistä tulee dataoksennusta: numeroita ja kirjaimia vailla merkitystä. Dataa ilman kontekstia. Työpöytiä ilman näkemyksiä, toimenpidesuosituksia tai liiketoimintavaikutuksien arviointia.
Dataoksennus voi olla jotain tällaista:
Tällaista:
Tai vaikka tällaista:
Eivätkä esimerkit ole edes pahimmasta päästä. Mietipä nyt näitä ylimmän johdon näkökulmasta? Ymmärtäväisetkö he näistä mitään? Ja kehtaisivatko kysyä, jos eivät ymmärrä?
Dataoksennus on erityisesti ylimmän johdon ongelma
Dataoksennus on erityisesti ylimmän johdon ongelma, joka istuu hyvin kaukana raakadatasta ja siitä tehdyistä analyyseistä. Ei ylin johto tiedä välttämättä yhtään, mitä työpöydällä näytettävälle moneen kertaan summatulle tilannekuvalle pitäisi tehdä. Tai mistä data tulee, miten sitä on analysoitu ja prosessoitu. Tällöin tuntuu väärältä jättää datan tulkinta ylimmälle johdolle ilman selityksiä datan alkuperästä, sen tuottamista näkemyksistä, toimenpidesuosituksista tai liiketoimintavaikutuksista.
Suinkaan en tarkoita, etteikö asioita pitäisi vetää yhteen. Parhaat visualisoinnithan ovat niitä, joissa äärimmäisen monimutkainen asia on saatu selitettyä hämmästyttävän yksinkertaisella tavalla. Tällaisesta on hyvä esimerkki tekstin loppupuolella ja se sisältää myös johdon peräänkuuluttamia näkemyksiä ja suosituksia. Yleisestikin voisi todeta, että mitä ylemmäksi organisaatiossa mennään, sitä selkeämpi työpöydän tulisi olla. Paras tapa on kuitenkin antaa yleisön päättää, millainen tarkkuustaso ja monimutkaisuus on kulloinkin tarpeen.
Toinen mielenkiintoinen asia yllä olevassa kuvassa on epäsymmetria analytiikkakyvykkyydessä eri ääripäiden välillä. Analyytikoilla on käsissään data ja ymmärrys organisaation suorituskykyyn liittyvistä syy-seuraussuhdetekijöistä. CXO:illa puolestaan on valta tehdä päätöksiä ja herätellä organisaatiolta talviuniltaan tekemään jotain toimenpiteitäkin. Mites nämä sitten kohtaavat?
No, sen sijaan, että laskettaisiin tai arvioitaisiin suositeltujen toimenpiteiden vaikutusta (tai ylipäänsä annettaisiin tällaisia), tarjoillaan ylimmälle johdolle vain valtava määrä dataa ilman mitään sen enempää järkeä. Kaiken lisäksi tämä pitää saada mahtumaan jostain kumman syystä yhdelle ruudulle – siinä sitten silmät ristissä tihrustetaan kirjainkoolla 6 olevia numeroita ja ihmetellään kymmenen graafin ja taulukon kautta, miten se maailma makaa.
Välistä puuttuu joku, kuka osaa tulkita datan. Analyytikoista saattaa löytyä poikkeuksia, mutta ei välttämättä uskallusta. Ylin johto voisi osatakin, muttei dataoksennukseltaan pysty.
Johto kaipaa auki selitettyjä tuloksia, ehdotuksia ja analyysejä pelkkien käppyröiden sijasta
Ei työpöytien ensisijainen tehtävä pitäisi olla informointi ja passiivisiin hälytyksiin reagoimien. Niiden tulisi herättää aktiivista ajattelua ja viedä toimintaa eteenpäin. Jossain välissä ne kuitenkin lakkaavat tarjoamasta merkityksellisiä data-analyyseja ja niistä tulee dataoksennusta. Ja varsinkaan strategisten työpöytien ei pitäisi olla dataoksennusta.
“Työpöytä on yhdellä silmäyksellä seurattava, yhdelle näytölle koostettu visuaalinen esitys kaikkein tärkeimmästä informaatiosta, jota tarvitaan yhden tai useamman tavoitteen saavuttamiseksi. (Stephen Few)”
Taktiset työpöydät
Alla oleva kuva on kovastikin arvostamani visualisointigurun Stephen Few:n esimerkkiaineistosta. Hän tykkää väreiltään hyvin pelkistetyistä ”minimalistisen musteen periaatteella” tehdyistä työpöydistä. Ajatuksena on korostaa vain niitä asioita, mitä on tarpeen ja jotka kaipaavat kulloinkin huomiota.
Esimerkkityöpöytä on oikeastaan ihan onnistunut yhteenveto myynnin suoriutumisista ja tavoitteista muutamalla trendillä höystettynä ottaen jopa yrityksen markkinaosuuden huomioon. Sen sijaan, että työpöydällä esitettäisiin esimerkiksi pelkästään myyntiä summattuna kaikkien alueiden yli, se myös hienosti segmentoi eri maanosia tai tuotteita. Tällöin pikasilmäyksellä voidaan tehdä pikaisia analyysejä ja vertailla segmenttejä keskenään. Tällaisiahan me olemme työpöydillämme tottuneetkin tekemään ja tarkastelemaan.
Työpöytä ei kuitenkaan sisällä yhtään näkemystä, toimenpidesuositusta tai liiketoimintavaikutuksen arviointia. Tässä tapauksessa asia on kuitenkin vielä ihan ok, sillä taktisempaa myynnin työpöytää käyttävät myyntijohtajat ja -päälliköt osaavat kyllä kaivaa (tai ainakin kysyä) ne itsekin datasta ja heillä on natsoja tehdä toimenpiteitä, joilla on myös liiketoimintavaikutuksia.
Minimalistisen musteen periaatteen mukaisesti voi sitten niin ikään pohtia, jääkö jotain merkittävää näkemättä, kun huomio kiinnittyy vain korostettuihin kohtiin. Esimerkiksi kate ei ole tavoitteessaan ja voidaan pohtia vaikka, syökö Chardonnay ehkäpä Merlotin mahdollisesti parempikatteisempaa markkinaa? Tai johtuuko huono kate siitä, että meillä liikaa uusia asiakkaita, joita ei pystytä palvelemaan?
Tässä oikeastaan yksi työpöytien haasteista onkin. Vaikka näemmekin Merlotin olevan tavoitteestaan jäljessä, työpöytä ei kerro meille miksi niin on tapahtunut tai mitä asialle pitäisi tehdä. Siitä puuttuvat Kaushikin peräänkuuluttamat näkemykset, toimenpidesuositukset ja liiketoimintavaikutukset. Näitä olemme hakeneet perinteisesti analyysityökaluilla konepellin alta työpöydän graafeista ja taulukoista porautumalla.
Strategiset työpöydät
Miltä strategisen työpöydän tulisi sitten näyttää? Hyvä kysymys. Lähdetään liikkeelle siitä, mitä niissä pitäisi olla.
Näkemykset eivät saisi olla itsesäänselvyyksien toistamista, esimerkiksi ”Merlotin myynti on pudonnut tammikuussa” – sen näkee jokainen itsekin työpöydältä. Ennemminkin pitäisi esittää syitä, mikä aiheutti myynnin putoamisen suuntaan tai toiseen – menikö esimerkiksi korkki kiinni tammikuussa. On tärkeä löytää juurisyy suorituskyvylle, joka on tunnistettu analyysin ja syy-seuraussuhteita kuvaavien tekijöiden kautta. Pelkkien summattujen graafien ja taulukoiden kautta tätä on usein hankala suoraan nähdä.
Alla oleva toisen visualisointigurun, Edward Tuften, blogista oleva esimerkki havainnollistaa hyvin graafin, siihen liitetyn taulukon ja tekstin avulla, miten Floridan eläkerahasto tarttui putoavaan puukkoon vuosituhannen alkupuolella . Otsikon alla olevassa ingressissä pohditaan myös syitä huonolle investoinnille.
Strategisille työpöydille pitäisi saada upotettua selityksiä, vastauksia ja ratkaisuja – vieläpä yllä olevan kaltaisella ymmärrettävällä tavalla. Ei se data niin usein päivity, ettei BI-väline tähän kykene. Jos ei kykene, niin vaihdetaan. Välillä strategiset työpöydät ovat melkein yhtä muuttumattomia kuin Sumerialaisten tekemät savitaulut 8000 eKr. Niihin koodattiin erilaisilla symboleilla määriä ja kohdetta kuvaavia tietoja eli ei maailma nyt kovin paljoa ole muuttunut.
Toimenpidesuositukset: Millaisia toimenpiteitä CXO:n pitäisi tehdä? Tämä on se aiemmin peräänkuulutettu mitä sitten, joka työpöydiltä usein puuttuu.
Esimerkiksi “Merlotin myynti on pudonnut tammikuussa, koska markkinointiosastomme mukaan suomalaisilla on korkki kiinni ja emme ole reagoineet tähän riittävän aikaisessa vaiheessa. Emme suosittele toimenpiteitä tämän suhteen, sillä historiatiedon perusteella odotamme myynnin tuplautuvan helmikuussa.
Liiketoimintavaikutukset: Mikä on vaikutus liiketoimintaan, jos CXO hyväksyy suosituksen ja organisaatio tekee toimenpiteitä? Tämä on itse asiassa hyvin hankala asia ja vaikeasti laskettavissa. Mutta mikäli sen onnistuu tekemään, pystyy ylin johto arvioimaan vaikutuksia ja yhdistämään sekä peilaamaan siihen kokemuksiaan ja tietämystään liiketoimintastrategiasta.
Tee ennen viikonloppua happotesti
Ennen kuin lähdet viikonlopun viettoon, tarkista vielä, että:
- Strategisilla työpöydillä on vähemmän numeroita, kuin sanoja
- Työpöydiltäsi löytyy näkemyksiä, toimenpidesuosituksia ja liiketoimintavaikutusten arviointia
- Datan tulkinta ei jää ylimmän johdon huoleksi
- Datalla on jokin konteksti. Sisällytä työpöydille tavoitteita, benchmarkkeja ja ulkoista liiketoimintatietoa. Jos tavoitteet ja päämäärät puuttuvat, katselet dataoksennusta
- Dataa vertaillaan eri aikaväleihin ja näet, ovatko asiat menossa parempaan tai huonompaan suuntaan
Jokaisen työpöydällä graafin ja taulukon kohdalla kysy itseltäsi “Mitä sitten?” Jos taustalla ei ole mitattavissa olevaa tai taloudellisesti tunnistettavissa olevaa syytä mitata sitä, otahan graafi tai taulukko pois.
P.S. Minulle taisi jäädä nyt nakki luoda esimerkki hyvästä strategisesta työpöydästä. Otan haasteen vastaan.
P.S.2. Jossain vaiheessa keinoäly tulee tekemään näkemykset, suositukset ja liiketoimintavaikutusten arvioinnit puolestamme. Mutta tästäkin lisää myöhemmin.
