Olen joskus saanut kyselyitä siitä mihin asiakaskohtaista raportointia tarvitaan – ja miksi esimerkiksi sama tietovaraston tietomalli ei sovi kaikille asiakkaille – vaikka oltaisiin samalla toimialalla tai käytettäisiin samaa ERP:iä. Tai miksi ERP:in tarjoamat 1285 vakioraporttia eivät vaan riitä.
Olin vuosia sitten mukana projektissa, jossa saman toimialan yritykset eri puolelta Suomea yrittivät tehdä yhteistyötä raportoinnin saralla. Yritykset toimivat alueellisesti, eivät kilpailleet keskenään sekä jakoivat pitkälti samat tietojärjestelmät. Sekä asiakkaiden, että meidän alkuolettama oli se että synergiaetuja on hyvin paljon. Olimme taas kerran väärässä.
Teimme töitä kolmelle eri yritykselle. Ensimmäiselle tehtiin perinteistä myyntiraportointia kun asiakaskaan ei oikein muuta keksinyt(!). Talossa oli yksi henkilö, joka oli siihen asti tehnyt yksittäisiä SQL-kyselyitä ERP:iin raportointitarpeet tyydyttääkseen. Tämä oli tämän henkilön päätyö. Ehkä pahimmaksi ongelmaksi projektissa muodostuikin se että tämä vastuuhenkilö pelkäsi oman työpaikkansa puolesta. Eli kun tavoite oli automatisoida raportointi tietovaraston avulla, pelkäsi tämä henkilö jäävänsä ilman työtä. Siksi raportointitarpeiden onkiminen oli hyvin työlästä – kun ei johdollakaan sen suurempaa visiota asiasta ollut. Eri osastot yrittivät vedellä projektia eri suuntiin. Tämä projekti oli näistä kolmesta epäonnistunein. Samalla rahalla olisi saatu paljon enemmänkin – asiakkaalta puuttui visio.
Toinen yritys oli sementoitunut maantieteellisesti pahaan paikkaan. Laajenemismahdollisuuksia ei ollut. Uusia tulonlähteitä haettiin jopa oman toimialan ulkopuolelta. Päätoimialaa kun ei voitu kasvattaa – oli keskityttävä kulujen minimointiin. Tämä tarkoitti sitä, että raportointihanke keskittyi talouslukuihin. Projekti onnistui hienosti. Jokainen osasto sai jatkossa itse raportointiportaalista oman tulosraporttinsa vaikka päivittäin – sekä pystyi seuraamaan kulubudjettiaan. Ilmeisesti kuluajakin saatiin projektin ansiosta laskettua. Ainoa tietolähde raportointiin oli kirjanpito.
Kolmannen yrityksen visiot ja strategiat poikkesivat näistä kahdesta ratkaisevasti. Se pyrki aktiivisesti laajentumaan maantieteellisesti vanhoilla tuotteillaan – sekä kehittelemään jatkuvasti uusia tuotteita. Raportoinnin osalta tämä tarkoitti sitä, että pelkkä myynnin raportointi ei millään riittänyt. Asiakastietoja rikastettiin mm. geografiatiedoilla, asiakkaita segmentoitiin, pyrittiin tunnistamaan lisä- ja ristiinmyyntimahdollisuuksia. Oli tarpeita selvittää maantieteellistä myynnin jakaumaa, katteita jne.
Lopputulos oli se että vaikka nämä kolme yritystä jakoivat saman ERP:in, tuotteet olivat samanlaisia, historia saman tyyppinen jne., ei raportoinnissa löytynyt minkäänlaisia synergiaetuja. Lopputuloksena oli kolme täysin erilaista tietovarastoa, kolme täysin erilaista raporttisettiä. Tämä ei johtunut raportoinnin ja tietovarastoprojektin tekijöistä – koska ne olivat pitkälti samoja näissä kaikissa kolmessa projektissa.
Yrityksen käyttämä ERP ja toimiala eivät voi määritellä raportoinnin sisältöä. Sen tekevät yrityksen visio ja strategia jotka taas jalkautuvat prosesseiksi ja toimintatavoiksi. Siksi sama raportti ei toimi kahdessa eri yrityksessä. Ja edelleen tietovaraston tietomalli luodaan peilaten sekä raportointitarpeita, että lähdejärjestelmien rakenteita.
