Menestyskirjassa Musta Joutsen kuvataan hyvin harvinaista, mutta vaikutuksiltaan merkittävää tapahtumaa Mustaksi Joutseneksi. Tällaisia tapahtumia ovat maailman mittakaavassa olleet mm. 1987 pörssiromahdus, 2001 terrori-iskut tai 2006 tsunami. Yhteistä niille on, että niitä on vaikea ennakoida tai niihin valmistautua. Miten tämä sitten liittyy tietovarasto- ja raportointiprojekteihin (DWBI)?
Aloitetaan vaikka siitä, että alan projekteissa ei aikataulun- ja/tai kustannusten ylittyminen suunnitellusta ole erityinen harvinaisuus. Pikemminkin lähes sääntö. Projektien onnistumisen edellytyksistä on kirjoitettu varmaan kirjastollinen tekstiä, joiden pitäisi hyvin sopia myös DWBI maailmaan. Hopealuoteja ovat mm. liiketoiminnan sitoutuminen, osaava projektiryhmä ja tietenkin ketterät menetelmät. Kaikki tärkeitä asioita ja vieläpä sellaisia, joihin voidaan vaikuttaa omalla toiminnalla. Ja kun asioihin aidosti vaikutetaan, niin syntyy helposti illuusio, että homma on kontrollissa. Virhepäätelmä.
Se mikä laskelmista jää etukäteen usein huomioimatta on ennakoimattomien tapahtumien vaikutus projektin kulkuun. Kun kyseeessä on projektin kannalta merkittävä ja ennakoimaton tapahtuma, niin kyseessä on Musta Joutsen. Oikeastaan kyse on harvoin aidosti ennakoimattomasta tapahtumasta. Pikemminkin sellaisesta, jonka tapahtuman todennäköisyys on arvioitu hyvin pieneksi tai sitä ei ole huomioitu lainkaan. Esimerkkejä:
– keskeisen resurssin poistuminen projektista kriittisellä hetkellä
– datan laadussa täysin ennakoimattomia pulmia, 10%:ia datasta vie 90%:ia ajasta
– tietoliikenneyhteyksien tai etäyhteyksien avaus kestääkin 6 kk, parin viikon sijasta
– päivitetty ohjelmistoversio vaatiikin myös koko palvelinympäristön päivityksen
– sidosryhmät eivät sitoudukaan projektin aikatauluun alun lupauksista huolimatta
– projektissa ilmenee ongelmia, joiden ratkaisuun ei ole kompetenssia
– projekti menettää liiketoiminnan tuen kesken kaiken (esim projektin ’suojelija’ lähtee)
Tuota listaa voisi vielä jatkaakin, mutta toivottavasti idea tulee selville noinkin. Kaikki edellä mainitut kohdat ovat todella realisoituneet projekteissa. Niitä ei löytynyt etukäteen tehdystä projektisuunnitelman riskilistasta. Sinne ne eivät päätyneet, koska ne olivat kovin epätodennäköisiä tai niitä ei tunnistettu etukäteen.
Projektinhallinnan kannalta ongelma on, että potentiaalisia Mustia Joutsenia voi olla runsaasti, eikä niiden toteutumiseen voi välttämättä vaikuttaa – ainakaan kustannustehokkaasti. Ratkaisuna näyttää olevan yleisesti, että unohdetaan koko asia (mikäli on edes alunperin ymmärretty). Käytännössä tämä johtaa siihen, että projektisuunnitelmavaiheessa tulee aikataulu helposti ylioptimistiseksi ja kustannukset arvioitua liian alhaisiksi.
Miksi sitten hössöttää riskeistä, joiden realisoituminen on epätodennäköistä ja keinot torjua niitä on vähäiset?
Syy on siinä, että kun potentiaalisia Mustia Joutsenia on runsaasti, niin niiden aiheuttama kumulatiivinen riski (ainakin yksi toteutuu) on huomattavan suuri. Mikäli projektissa tunnistetaan vaikkapa viisi vaikutuksiltaan merkittävää pikkuriskiä, joista jokaisen toteutumistodennäköisyys on viisi prosenttia, niin todennäköisyys ainakin yhden toteutumiselle onkin jo noin 23 prosenttia. Melko suuri, ehkä olisi syytä huomioida etukäteenkin.
Väitänpä että monissa DWBI projekteissa em. kaltaisia riskejä on paljon enemmän kuin viisi. Eli käytännössä on siis varsin yleistä, että jossakin vaiheessa projektia tulee ns. ylläri pylläri, johon ei varauduttu aikataulussa eikä euroissa.
Tietysti DWBI projekteja jo tehneillä yrityksillä ja organisaatioilla on asiasta kokemusta ja suunnitelmissa asiaa yritetään huomioida pistämällä ’kertoimia’ (aikatauluun, kustannuksiin) jollakin menetelmällä. Tämä onkin tyhjää selvästi parempi tapa, mutta ei nosta kissaa pöydälle.
Tyypillistä on, että projektien alkuvaiheessa käydään soidinmenoja eri osapuolien kesken ja silloin on tärkeää näyttää, että homma on hyvin kontorollissa. Tähän peliin sopisi kovin huonosti projektisuunnitelmassa lukeva kohta ’Mustat Joutsenet, arvioitu vaikutus +0-20 prosenttia aikatauluun ja kustannuksiin’.
Oman kokemukseni mukaan yksi tärkeimmistä DWBI projektin onnistumisen edellytyksistä on projektin kyvykkyys sopeutua muuttuviin tilanteisiin ja reagoida niihin asianmukaisesti. Kun tämä kyvykkyys on olemassa, niin monet Mustalta näyttävät Joutsenet olivatkin lopulta vain Harmaita eikä isompaa vahinkoa syntynyt.
