3-vuotias tenava haluaa pitää kiinni tiukasti rutiineista. Jos ne järkkyy, vedetään pultit ja isosti.
Asioista taas muodostuu rutiineja joskus ihan sattumalta. Eräänä iltana iltasadun jälkeen, lapsi halusi päästä olohuoneesta omaan huoneeseensa harteillani. Mikäs siinä. Jostakin syystä päätin tehdä matkan varrella parit kyykkyliikkeet tenava horjuen harteilla. Molemmat naureskeltiin.
Seuraavana iltana lapsi halusi saman kuljetuksen. Lapsi olkapäillä ja 10 syväkyykkyä. Iskän iltajumppa. Ja näin siitä tuli hassu rutiini, jota alettiin vaatimaan illasta toiseen.
Kun rutiinit järkkyy tulee itku
Parin viikon jälkeen olikin äidin vuoro hoitaa iltapuuhat.
Entäs iltajumppa?, kysyi lapsi leuka jo vähän väpättäen kun omaan huoneeseen oli tultu tylsästi kävellen.
Mikä iltajumppa? Ei me nyt sellaista… vastasi äiti, tietämättä mistä oli kyse.
Pitää…. tehdä… iltajumppa.
Ja sitten räjähti. Puolen tunnin hysteerinen huuto päättyi vasta kun kävin ottamassa lapsen harteille ja tein vaaditut 10 kyykkyä.
Juteltiin homman rauhoituttua lapsen kanssa, että jos pidetään tämä iltajumppa ihan meidän juttuna. Sitten kun äiti tai vaikka mummo nukuttaa, ei pistetä heitä kuitenkaan kyykkäämään. Heidän kanssa voi sopia muita hassuja juttuja. Tämä sopi hyvin.
Yrittäjien rutiinit maksavat rahaa
Meillä pienyrittäjillä on tietyt rutiinit, jotka vievät useita päiviä kuukaudesta. Asiakkaiden laskuttaminen on yksi mukava rutiini. Laskujen periminen on yksi vähemmän mukava. Tai laskujen maksaminen. Sitten on matkalaskut, kulukorvaukset ja monet paperityöt. Enemmän paperitöitä jos on palkollisia.
Mekin teimme aiemmin kirjanpitoa lukuunottamatta kaikki duunit itse. Tai kollegani teki. Tehokasta työaikaa (tai omaa vapaa-aikaa) kului aluksi ehkä 2-3 htp/kk. Aikaa, jonka olisi voinut käyttää yrityksen kehittämiseen tai laskuttamiseen.
Sitten päätimme ulkoistaa kaiken minkä voi. Muutama kymppi tai satanen lisää tilitoimistolle ja he hoitavat lähes kaiken laskujen maksamisesta lähtien. Turhista rutiineista päästiin ja aikaa säästyy pari työpäivää johonkin fiksumpaan.
Työntekijöiden rutiinit ne vasta maksavatkin
Konsulttina kun kiertelee kymmeniä ja taas kymmeniä yrityksiä, näkee jos jonkinlaisia rutiineja. Nekin on luotu usein vähän sattumalta. Joku on joskus kerran tehnyt jotakin, josta on tullut tapa. Tai ehkä jonkun edeltäjä.
Yrittäjät pyrkivät luonnostaan minimoimaan kaiken turhan työn. Palkkarenkinä joskus rutiineista halutaan pitää kiinni, koska ne täyttävät kivasti päivän. Tai ei uskalleta vain kysyä, onko tässä mitään järkeä.
Yleinen paikka mistä hassuja vakiintuneita tapoja löytää, on erilaiset raportoinnin aktiviteetit, esimerkiksi taloushallinnon kuukausiraportointi. Usein näihin liittyy jättimäisiä excel-lakanoita monimutkaisine makroineen tai sitten valtavasti manuaalista työtä kun lukuja kaivetaan ja yhdistetään eri järjestelmistä.
Edelleen vuonna 2016 olen kuullut usean asiakkaan suulta, kuinka “Makelta taloushallinnossa menee 3 htp joka kuun alussa kun se tekee johdon raportit valmiiksi.”
Asiat, joita lähdettiin automatisoimaan vuosituhannen alussa, on vielä lapsenkengissä monessa yrityksessä.
On hyviä ja huonoja rutiineja
Älkää käsittäkö väärin. Rutiinit ovat elintärkeitä ihmisille. Niin lapsille kuin aikuisille. Ne luovat turvaa, jatkuvuutta.
Aina jokaisesta hetkestä ei tarvitse puristaa tehokuutta irti viimeiseen pisaraan. Sellaiset rutiinit kuin Iltapulun lööppien tai Facebookin lukeminen aamulla ennen töiden alkua ovat hyviä rutiineja. Tai 10 kyykkyä lapsi olkapäillä ennen nukkumaan menoa.
Hassuttelu ja rentoutuminen on tärkeää.
Rutiinit pitää kuitenkin erottaa rutiininomaisista työtehtävistä. Sellainen tylsä, rutiininomainen työ, mikä voidaan automatisoida, ulkoistaa tai jättää kokonaan tekemättä, on hölmöä rutiinia.
Varsinkin jos työstä pidetään kiinni vain siksi, että ei uskalleta kyseenalaistaa sen merkitystä.
