Olen kilpailuttanut useita business intelligence -työvälinehankintoja. Usein asiakas haluaa hankkia samalla raportointi- ja analysointityövälineen lisäksi myös budjetointi- ja suunnittelusovelluksen.
Hankintojen keskittäminen on ymmärrettävää ja usein suosittelen tätä jos molemmat sovellukset on kuitenkin hankintalistalla.
Mutta onko tarpeen hankkia sovellukset samalta toimittajalta? Mitä hyötyjä ja haittoja tästä seuraa?
Käydään läpi muutamia kokemuksia ja oppeja vuosien varrelta.
Milloin keskittäminen kannattaa?
Kustannussäästö
Keskitetty hankinta, jossa kilpailutetaan samalla BI-työväline (raportointi, visualisointi, data discovery…) sekä budjetointi- ja suunnittelutyöväline, on usein edullisempi kuin jos tuotteet hankitaan erikseen.
Toimittajat joilta löytyy tuotepaletista molemmat komponentit, voivat niputtaa tuotteet samaan tarjoukseen ja tarjota paketin todella houkuttelevaan hintaan. Joskus toinen menee vähän niin kuin kaupan päälle.
Tällöin käy myös niin että ne BI-toimittajat, joilta ei löydy budjetointisovellusta tarjonnastaan, joutuvat ottamaan tarjoukseen mukaan jonkin 3. osapuolen budjetointisovelluksen. Koska budjetointi tulee toiselta toimittajalta, ei tähän hintaan usein voida vaikuttaa joten tinkivaraa ei jää.
Tämä tarkoittaa, että budjetointisovelluksen omaava toimittaja saa paremmat hintapisteet ja on vahvoilla kilpailutuksessa. Tätä voisi tulkita myös niin, että asiakas voisi halutessaan pelata tietyt pienemmät toimittajat kilpailutuksesta pois, ottamalla siihen mukaan molemmat komponentit.
Ajan- ja vaivansäästö
Kilpailuttaminen, varsinkaan julkishallinnon puolella, ei ole kenenkään mielipuuhaa. Yleensä yksityisellä puolella olen vetänyt RFP-prosessin läpi max. 2 kuukaudessa. Julkkaripuolella tämä venyy 3-6 kuukauteen.
Ihmisillä on muutakin tekemistä kuin miettiä hankintalain kiemuroita ja koota RFP-materiaaleja joten jos yhdellä kilpailutuksella voidaan hoitaa kaksi softaa niin miksikäs ei.
Miksi keskittäminen ei kannattaa?
Vuosien kokemus molempien (BI + budjetointi- ja suunnittelu) tuotteiden hankinnoista ja käyttöönotoista on kuitenkin opettanut, että yhteinen kilpailutus sisältää haasteita.
Tuotteet ovat itseasiassa aika kaukana toisistaan, vaikka tulisivat samalta toimittajalta
Toimittajat sanovat toista mutta todellisuudessa saman toimittajan raportointituote on aivan eri puusta veistetty kuin budjetointituote. Käytännössä monet budjetointituotteet ovat tulleet yritysoston mukana.
Esimerkiksi IBM Cognoksen budjetointituote on nimeltä TM1. Tämä ei ole kuitenkaan IBM:n kehittämä tuote vaan Cognos osti vuonna 2007 Applix:in, jonka mukana se sai TM1:n,
Toki sitä on tunkattu ja koodattu samaan sapluunaan mutta silti TM1 ja muu Cognoksen BI on kuin eri planeetalta. Kyselykieli datapoiminnoissa, käyttöliittymä, look ’n feel, teknologia konepellin alla… kaikki poikkeaa toisistaan.
Myyntimiesten puheissa tuote oli tietenkin heti ”täysin integroitu” muun Cognos BI tuoteperheen kanssa. Tämä oli tietenkin hölynpölyä. Me ketkä jouduimme taistelemaan TM1:n (tai sitä edeltävän Cognos Planningin tai sitä edeltävän Cognos Financen) kanssa ja integroimaan sitä Cognoksen BI-tuotteisiin tiedämme totuuden.
TM1 on käytännön työn kannalta yhtä lähellä Cognoksen BI palettia kuin Microsoft. Itseasiassa Microsoftin SSAS kuution saa toimimaan paremmin Cognoksen raportointituotteiden tietolähteenä kuin TM1:n. Testattu molemmat.
Vaikka kyse ei olisi yritysostolla hankitusta tuotteesta, saat silti hyvin vähän teknologista synenergiaa sillä, että tuote tulee samalta toimittajalta.
Jos budjetointidata tallentuu omaan tietokantaansa niin kuin usein tapahtuu, pystyy sitä lukemaan mikä tahansa BI-työväline.
Ja useimmiten budjetointisovelluksen datat viedään ensiksi tietovarastoon josta ne pyöräytetään raportointisoftaan. Tällöin varsinkaan ei ole mitään merkitystä miltä toimittajalta tuotteet ovat.
Blokkaat turhaan pois hyviä tuotteita
Tämä pätee etenkin julkisiin kilpailutuksiin. Suomen markkinoilta löytyy muutamia isoja IT-taloja, joilta löytyy sekä BI että budjetointituotteet. Näitä ovat mm. IBM Cognos, SAP ja Oracle.
Sitten on BI-toimittajia, joilta ei löydy budjetointisoftaa suoraan itseltään. Näitä on mm. Microsoft, Tableau, QlikView.
Nyt jos kilpailutat molemmat samalla ja hintaa sekä toiminnallisuutta arvioidaan kokonaisuutena, häviää jälkimmäinen porukka aika varmasti. Kuitenkin tiedon visualisoinnin ja ns. data discovery -kategoriassa juuri nämä kolme ovat markkinoiden parhaat. Ainakin Gartnerin mielestä.
Kilpailutuksissa Microsoft, Tableau, QlikView ja kumppanit joutuvat tarjoamaan jotain 3. osapuolen budjetointituotetta. Vallan hyviä vaihtoehtoja mutta kuten aiemmin sanoin, hinnan puolesta he eivät usein voi kilpailla isoja toimittajia vastaan koska he eivät usein voi vaikuttaa 3. osapuolen lisenssikustannukseen samalla tavalla.
Toisaalta myös monipuolisuudessa QlikViewn kylkeen usein tarjottavat budjetointituotteet (esim. Kliqplan) jäävät isojen toimijoiden vastaavista.
Tai sitten he häviävät suoraan jos kilpailutuksen vaatimukset asetetaan erityisen tiukaksi eikä sallita 3. osapuolen softia.
Tämä voi tietenkin olla tarkoituskin. Mene ja tiedä.
Suositus: keskitä mutta mahdollista erillinen hankinta
Itse kannatan, että tiettyyn tehtävään hankitaan aina paras tuote. Vaikka ne tulisi eri toimittajalta. Toisin sanoen tuotteen käytettävyys on avainasemassa, teknologisen yhdenmukaisuuden hieman kärsiessä (mutta oikeasti ei juurikaan kärsi koska kuten sanoin, saman toimittajankin tuotteet ovat yleensä eri maailmoista).
Suosittelenkin siis seuraavaa BI- ja budjetointituotteita kilpailuttaessa:
- keskitä hankinta niin säästät aikaa, rahaa ja vaivaa
- keskittämällä saat mahdollisuuden puristaa isoilta toimittajilta hyvän nippuhinnan
- mutta pidä ehdottomasti avoinna mahdollisuus hankkia tuotteet eri toimittajilta
- tämä tarkoittaa oikein muodostettua RFP:tä. Pisteytys täytyy eriyttää.
- Paras BI-tuote pitää pystyä voittamaan, ilman että sen huono/olematon budjetointiominaisuus vetää sitä alaspäin
Ensi kerralla aiheena: kannattaako BI ja data science -tuotteet kilpailuttaa samalla kertaa?
